Con el paso de los años hemos visto cómo la tecnología y la informática cobran más fuerza y relevancia dentro de nuestra vida cotidiana, bien sea en el ámbito laboral, personal y hasta familiar. En cuanto al ámbito empresarial se ha requerido del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones motivado principalmente por los requerimientos legales y de impuestos que exige el estado. Por eso con este artículo queremos desmitificar su uso y mostrar todas las bondades y buen uso que se le puede dar a un software contable:

1. Control de efectivo: por medio de un buen software contable podemos controlar, revisar y auditar todo el proceso que tiene nuestro dinero en la organización. Desde el momento de su ingreso (venta) comprobando los valores que reciben los cajeros y practicándoles el correspondiente arqueo de caja, hasta hacerle un seguimiento de flujo de caja a todos los gastos para identificar los que más consumen o los denominados gastos hormiga.

2. Control de Inventario: gracias a que estos sistemas manejan el control de inventario permanente, podemos saber en tiempo real cuánto y dónde está uno de nuestros principales activos en la organización, por no decir el fundamental. Logrando evitar pérdidas cuantiosas y onerosas que se volvieron tan generales en este rubro.

3. Seguimiento a las cuentas por cobrar y por pagar: por medio de este sistema puedes llevar en tiempo real el control de tus clientes y hacer un efectivo recaudo de cartera y a su vez, estar pendiente de las facturas que están pendientes por vencer con proveedores, para aprovechar los descuentos por pronto pago que estos otorgan.

4. Generación de informes: bien sean operativos, financieros o comerciales, los cuales permiten realizar proyecciones y presupuestos para la organización, estableciendo con esto las metas de cumplimiento o crecimiento que requiere el ente, y llegar hasta la denominada planeación fiscal, de la mano de un experto.

5. Ahorro de tiempo y costos: al no tener que seguir realizando de forma manual tus controles e informes, te podrás enfocar en lo realmente importante (vender y conseguir clientes) evitando de esta forma los desgastes administrativos y económicos, al no tener que usar o contratar más personal para identificar los errores.

6. Omnipresencialidad: a través de estos sistemas podemos revisar todo esto desde cualquier lugar del mundo, evitando de esta manera gastos de desplazamiento y hasta poder hacer estas auditorías estando de vacaciones, que en algunos casos se hacen impensables.

7. Seguridad y actualización: al contar con un buen software estos permiten realizar copias de seguridad bien sean físicas o en la nube (internet) que te dan la seguridad de que tu información no se perderá o que la puedas recuperar en gran parte. A su vez, estos te irán actualizando con los requisitos vigentes de la normatividad Colombiana así como de los demás informes que vayas requiriendo a través del tiempo.

8. Mitigación o identificación de errores: bien sea en cálculos matemáticos para identificar los valores de los costos o ventas, así como en el cálculo del inventario, hasta los procesos contables. Generando con ello ahorros económicos y de posibles sanciones.

De acuerdo con estos puntos principales, podemos observar toda la utilidad y beneficios con que cuenta un buen software contable y la importancia de sacarle el mayor provecho para su organización, por eso si ya cuenta con uno, revise y analice si lo usa en debida forma o le brinda todas estas ayudas, de lo contrario o si está en la búsqueda de uno desde Qualitycolombia-Valtia lo invitamos a revisar todos estos y muchos beneficios más que puede obtener con nosotros, para ayudarle a crecer como empresa tanto administrativa como financieramente.

Jeison Leon

Contador Público.