Debido a algunas dudas que nos han manifestado nuestros clientes, queremos abordar el día de hoy, algunos consejos para llevar la contabilidad de tu negocio; buscando con esto aclarar las dudas más frecuentes como son: cuándo debo llevar contabilidad, debo expedir facturación electrónica y cuándo se debe facturar con IVA. Por esto, te invitamos a leer este artículo para que no incumplas alguno de los requisitos y evites ser objeto de alguna sanción.
¿Quiénes deben llevar contabilidad en Colombia?
De acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio (en adelante C.C), todo aquel que sea considerado comerciante, independientemente si se trata de una persona natural o jurídica, está obligado a llevar contabilidad, de todas sus operaciones diarias y conforme a las prescripciones legales.
De esta forma, nos remitimos al mismo código para establecer quienes son comerciantes, para lo cual los artículos 10 y 13 disponen que:
- Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles (determinadas en el artículo 20 del C.C).
- Cuando se halle inscrita en el registro mercantil.
- Cuando tenga establecimiento de comercio abierto, y
- Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio.
Conforme con esto se puede identificar en primera medida como todos los comerciantes (vendedores, inmobiliarias, prestamistas, constructoras, fábricas y empresas de transporte) se encuentran obligados a llevar contabilidad.
¿Qué es la contabilidad en Colombia?
En Colombia la contabilidad ha estado reglamentada desde hace muchos años, es así, como el Decreto 2649 de 1993 en su artículo 1 dictamina que es el proceso mediante el cual se “permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna”. En otras palabras, es el método mediante el cual se lleva un registro de todas las operaciones (compras, ventas y obligaciones) que tiene la empresa.
En la actualidad, la Ley 1314 de 2009 reglamentada por medio del DUR 2024 de 2015 y sus modificaciones, estipula todo lo que tiene que ver con las normas contables y sus lineamientos.
Además de ser útil para quien quiera hacer valer su información contable como una prueba para efectos fiscales, según el artículo 772 del Estatuto Tributario (en adelante E.T).
¿Cuáles obligaciones debe cumplir un obligado a llevar contabilidad en Colombia?
Inicialmente los comerciantes se encuentran obligados a llevar contabilidad, pero sus obligaciones no terminan ahí, existiendo dentro de sus principales responsabilidades las siguientes:
- Inscripción en el RUT: Con antelación al inicio de sus actividades económicas el contribuyente debe realizar la inscripción en el Registro Único Tributario – RUT – proceso que lleva a cabo la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pudiéndose realizar electrónicamente acá: https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Paso-a-Paso-Inscripcion-al-RUT.aspx. Sin embargo, es recomendable que te asesores con un contador experto para que ingreses la información correctamente y te evites dolores de cabeza futuros.
- Registrarse en la Cámara de Comercio: recuerda que, si vas a realizar alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, debes realizar el respectivo registro ante la Cámara de Comercio de tu jurisdicción, localizados aquí https://encolombia.com/derecho/decretos/decreto-mincit/jurisdiccion-camaras-comercio/.
Este registro actualmente lo puedes hacer de forma virtual o presencial en cada una de estas dependencias, haciendo énfasis en que dicho trámite lo debe surtir tanto una persona natural como una persona jurídica, con el ánimo de registrar o inscribir los establecimientos de comercio, las empresas, los dueños de estas, sus direcciones, libros y demás documentos comerciales sujetos a registro. Con el fin de tener el control, registro e identificación de comerciantes y locales comerciales. Igualmente, dicho registro verifica la homonimia, con el cual se confirma que el nombre de la empresa y del establecimiento de comercio no los esté explotando otra persona y este pueda ser usado.
- Registro de Industria y Comercio – RIC: se realiza en el departamento de rentas de cada municipio donde opere la empresa, buscando identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes, declarantes, agentes de retención, así como los demás sujetos de obligaciones tributarias municipales y/o distritales respecto de los cuales éstos requieren su inscripción.
Con estos documentos también vas logrando formalizar o constituir legalmente tu empresa y cumplir lo reglamentado el artículo 28 del C.C, el cual estipula que para hacer todos los registros tienes hasta dentro del mes siguiente (30 días) a la fecha en que se inicien actividades. De otro lado, recuerda que estos documentos los debes renovar anualmente. Si requieres más información de todos los trámites necesarios para formalizar una empresa en Colombia, te invitamos a leer nuestro blog https://valtia.com.co/2022/02/05/como-formalizar-una-empresa-en-colombia/
¿Cómo saber a qué régimen de IVA pertenezco?
Actualmente, en Colombia existen 2 regímenes sobre el Impuesto al Valor Agregado -IVA-, denominados como: Responsables de IVA y No Responsables de IVA (anteriormente conocidos como régimen común y régimen simplificado, respectivamente). Como su nombre lo indica, los primeros deben facturar con IVA y los demás no. Para lo cual, las personas naturales catalogadas como No responsables de IVA, deben cumplir con todos los requisitos del parágrafo 3 del artículo 437 del E.T:
- Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 Unidad de Valor Tributario (en adelante UVT) -$164.728.000 para el año 2024-.
- Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
- Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
- Que no sean usuarios aduaneros.
- Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT.
- Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la suma de 3.500 UVT.
En caso de incumplir alguna de estas condiciones deberá registrarse como responsable del IVA. Se debe tener en cuenta que las cifras aquí señaladas sólo aplican para quienes realicen actividades gravadas con el impuesto, es decir, con excepción de las actividades establecidas en los artículos 424 y siguientes del E.T (bienes excluidos del impuesto), así como del artículo 477 del E.T (Bienes que se encuentran exentos del impuesto). Por lo cual podemos concluir que nunca serán Responsables de IVA (hasta que la ley no sea modificada) los artesanos, los pequeños agricultores y los ganaderos.
*Tip: si eres No Responsable de IVA podrás llevar tu contabilidad de un modo más sencillo, mediante el uso del libro fiscal, el cual se encuentra reglamentado en el artículo 616 del E.T.
¿Debo facturar electrónicamente?
La facturación en nuestro País al día de hoy, está reglamentada por la facturación electrónica, por lo que no se puede realizar una factura de venta por otro medio distinto a este, generando con esto que todos los Responsables de IVA deben generar dicho documento. Así mismo, y de acuerdo con el artículo 8 de la resolución número 000165 del 2023 las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, superiores a 3.500 UVT, también deberán expedir factura electrónica.
Sin embargo, aunque esta obligación es estrictamente vinculante para dichos contribuyentes, también es posible que las personas que no superen estos topes, puedan realizar factura electrónica voluntariamente, con la condición de que por este medio sea el único por el cual se recauden sus ingresos; pero, con la importancia y tranquilidad de que no tendrán que facturar, recaudar ni pagar el IVA de dichas operaciones.
De acuerdo a lo anterior traemos para ustedes el siguiente cuadro comparativo entre estos 2 regímenes, para que conozcan sus obligaciones y responsabilidades de una forma más sencilla y didáctica:
Si deseas tener más información acerca de las responsabilidades del IVA y otros impuestos, este artículo es para usted: https://valtia.com.co/2022/09/01/como-saber-si-soy-responsable-de-iva/#:~:text=Que%20en%20el%20a%C3%B1o%20anterior,negocio%20donde%20ejerzan%20su%20actividad.
De esta manera se puede evidenciar a gran escala, las grandes diferencias existentes entre cada uno de estos regímenes y las particularidades que ellos tienen (contabilidad, IVA y facturación electrónica), para lo cual se recomienda seguir al pie de la letra cada una de estas obligaciones de la forma correcta y que se hagan antes del vencimiento de las mismas, debido a que cada incumplimiento acarrea una sanción pecuniaria. Finalmente, es importante reiterar que para Responsables de IVA resulta imperativo llevar la contabilidad de sus operaciones y para el caso de los comerciantes declarantes de renta, les recomendamos llevar un buen control financiero tanto de tus ventas como de tus costos y gastos, en ambos casos, nosotros como Valtia estaremos a su disposición para que cumpla con todos estos requisitos, con el objeto de estar al día en sus obligaciones como en el pago de sus impuestos, evitándose de este modo muchos problemas y futuros dolores de cabeza.
Escrito por: Jeison León Vélez
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