¿Cómo formalizar una empresa en Colombia?
En nuestro artículo de hoy abordaremos una de las primeras preguntas que se realizan los emprendedores hoy por hoy, puesto que después de haber desarrollado o creado su idea de negocio nos embarga la duda de qué requisitos o cuál es el proceso para crear legalmente o formalizar nuestra empresa. Igualmente, si ya estás realizando tu actividad comercial y/o atendiendo al público, ten presente que la Superintendencia de industria y comercio tiene la facultad para imponer unas multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes (para el año 2022 $17.000.000) al momento de la imposición de la sanción, por no estar matriculado en el registro mercantil, por eso esta información también puede ser para ti.
A continuación describiremos en un paso a paso el procedimiento que debes de seguir, es muy importante el orden de los mismos porque podrías ser sujeto de multas cuando estés operando si no cumpliste con alguno de los requisitos.
Nota: Si tu actividad será la de prestación de servicios y/o honorarios puedes avanzar hasta el punto Nº 7.
- Consultar de usos de suelo: ya que si tiene un inmueble o desea alquilar uno para desarrollar una actividad económica, debe asegurarse que la norma lo permite, ya que existen actividades prohibidas o restringidas en determinadas zonas o predios de una ciudad, y más si se trata de actividades de alto impacto como tabernas, bares, discotecas o fábricas.
Este proceso se lleva a cabo ante la oficina de Planeación Municipal. En algunas ciudades también las curadurías prestan este servicio, por el cual podemos conocer lo que puede o no puede hacer en un predio o dirección determinada, Esta información es pública y se deriva de la norma de usos de suelo (Plan de Ordenamiento Territorial POT) que expide cada municipio. Por ejemplo para el caso del municipio de Tuluá podemos encontrar más información aquí https://tulua.gov.co/plan-de-ordenamiento-territorial/.
- Solicitar el Registro Sanitario: En caso de que vayas a desarrollar preparación, manipulación o fabricación de alimentos debes validar ante la Secretaría de Salud Municipal o Departamental los requisitos a detalle de tu sitio de ubicación. En caso de que hagas preparación, manipulación o fabricación de medicamentos, dispositivos médicos o cosméticos, entre otros deberás hacerlo ante el INVIMA. Teniendo en cuenta que debes acreditar el cumplimiento de las normas sanitarias y condiciones de salubridad para establecimientos comerciales, industriales o de servicios abiertos o no al público. Ten en cuenta que el costo varía en función de la solicitud y el permiso que se solicite.
- Registrarse en la Cámara de Comercio: recuerda que si vas a realizar actividades comerciales (compra y venta de productos) y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes y demás actos establecidos en el artículo 28 del código de comercio, debes realizar el respectivo registro ante la Cámara de Comercio de tu jurisdicción, la cual la puedes localizar aquí https://encolombia.com/derecho/decretos/decreto-mincit/jurisdiccion-camaras-comercio/.
Este registro actualmente lo puedes hacer de forma virtual o presencial en cada una de estas dependencias presentando los siguientes documentos:
o Persona natural:
– Cédula de Ciudadanía (copia si tramita RUT en la CCC).
– Solicitud de inscripción.
– Formulario RUES.
– Pre RUT.
No te preocupes, estos tres últimos formatos normalmente te los ayudan a diligenciar en las oficinas.
o Persona jurídica:
– Adiciona a los documentos requeridos para persona natural.
– Documentos de constitución (público/privado).
– Copia de la cédula de ciudadanía de los nombrados.
– Cartas de aceptación de cargos.
Para este caso te recomendamos asesorarte por un contador experto.
Todo este proceso es para registrar o inscribir los establecimientos de comercio, las empresas, los dueños de estas, sus direcciones, libros y demás documentos comerciales sujetos a registro. Con el fin de tener el control, registro e identificación de comerciantes y establecimientos de comercio. Igualmente en este registro te verifican la homonimia, con el cual te confirman que el nombre de tu empresa y de tu establecimiento de comercio no los esté explotando otra persona y puedan ser usados, para que puedas ir acreditando un buen nombre y un Know How.
Por eso te compartimos el siguiente enlace https://www.ccc.org.co/consulta-homonimia/ para que consultes si el nombre que tienes pensado para tu futuro negocio ya existe o si está disponible para ser usado.
Si realizas tu actividad económica de forma virtual y/o e-commerce, recuerda que ya existe la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico donde puedes crear convenios y acceder a descuentos: https://www.ccce.org.co/.
- Registro de Industria y Comercio – RIC: la omisión de este procedimiento acarrea sanciones por parte de la administración municipal. Se realiza en el departamento de rentas de cada municipio donde opere la empresa, con el fin de identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes, declarantes, agentes de retención, así como los demás sujetos de obligaciones tributarias municipales y/o distritales respecto de los cuales éstos requieren su inscripción.
- Certificado de seguridad industrial: Es expedido por el respectivo departamento de bomberos, busca que el establecimiento de comercio cumpla con las normas de seguridad.
- Certificado de “Sayco Acinpro”: Para aquellos establecimientos de comercio donde se ejecute Cualquier obra protegida por derechos de autor, ya sean:
– Fonográficos.
– Audiovisuales.
– Reprográficos.
Este requisito comúnmente es solicitado a los establecimientos como tabernas, bares y discotecas, los cuales deben acreditar la certificación mediante comprobante de pago al día, recuerda que si no se hace uso de las dos primeras actividades, se debe solicitar el certificado de no uso.
- Inscripción en el RUT: Si tu actividad será la de prestación de servicios y/o honorarios, no es necesario llevar a cabo los anteriores 6 puntos, pero si debes realizar la Inscripción en el Registro Único Tributario – RUT – proceso que lleva a cabo la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el cual ya lo puedes realizar electrónicamente aquí https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Paso-a-Paso-Inscripcion-al-RUT.aspx. Sin embargo, igualmente te recomendamos que te asesores con un contador experto para que ingreses la información correctamente y te evites dolores de cabeza futuros.
Si, por el contrario, realizas actividades comerciales y has desarrollado a cabalidad todos los pasos anteriores, enhorabuena la cámara de comercio ya te diligenció este documento.
Es así como finalmente puedes lograr con éxito formalizar o constituir legalmente tu empresa y podemos ver la importancia que se dijo al inicio del mismo la rigurosidad y disciplina que se debe llevar en el mismo, debido a que si ya estás operando y omites algún paso puedes ver con preocupación cómo el sitio en donde estas o que alquilaste no está permitido realizar la actividad comercial que deseas y con esto perder una buena cantidad de dinero de puesta en marcha del negocio o peor aún que en caso de incumplimiento de alguno de estos requisitos, un inspector podrá imponerle multas, sanciones e incluso, el cierre del establecimiento; siguiendo a conformidad el Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana. Recuerda que estos documentos los puedes renovar anualmente. Tip final: recuerda que según el artículo 28 del código de comercio, para hacer todos estos registros tienes hasta dentro del mes siguiente (30 días) a la fecha en que inicien actividades.
Posdata: Recuerda iniciar con un buen control financiero tanto de tus ventas como de tus costos y gastos, para lo cual en Valtia estaremos a tu disposición y para lo cual también tendrás otros tips en nuestro próximo artículo.
Autor:
Jeison León Vélez
Contador Público
