documento Soporte: ¿qué debemos tener en cuenta?

Existen diversas maneras por la cual un empresario puede llevar registros contables de su negocio, algunos ejemplos son la facturación pos, facturación y/o nómina electrónica. Ahora bien, ¿Qué sucede con las compras?. Si bien un proveedor que  venda un bien o servicio puede generar una factura de venta para así poder respaldar la compra o gasto realizado, en ocasiones no es así, si tal proveedor no está obligado a facturar sus ventas.

Para adentrarnos un poco más en el tema vamos a conocer el caso del Minimarket la constantina, el cual vende todo tipo de productos para la canasta familiar. Este minimarket necesita hacer una compra de inventario por valor de $800.000, en los que están incluidos productos como frutas, verduras y hortalizas las cuales han subido de precio últimamente y es importante que se presenten en la contabilidad tal como se indica en la norma, pues de otro modo, el valor de dicha compra no será reconocida para poder ser sujeta de deducciones tributarias. 

¿Cómo debe Minimarket la Constantina representar esa compra?

La herramienta que debe utilizar según la resolución 042 de 2020 es el documento soporte, anteriormente conocido como documento equivalente. Este es un medio por el cual puedes acreditar las compras que realices a proveedores no obligados a generar factura de venta, es decir, los que no están obligados a emitir factura de venta según indica la norma. 

En todo caso el documento soporte lo debe emitir el comprador que adquiera los bienes o servicios que necesita (independientemente si está obligado o no facturar).  Es decir, el Minimarket la constantina es quien debe emitir el documento soporte para acreditar los $800.000 de inventario que le compre a su proveedor para poder deducirlo de sus declaraciones. El documento soporte servirá para hacer que dichas compras sean tenidas en cuenta, como recién se dijo, para deducciones tributarias, soportar costos o impuestos descontables que de otro modo no serían reconocidas por la Dian. 

¿Qué debes tener en cuenta al momento de generar un documento soporte?

Es importante conservar los soportes de dichas compras o gastos para respaldar los documentos soporte que se generen. Recuerda que si cualquier proveedor genera una factura de venta POS, ésta no servirá para deducciones tributarias, pues en el transcurso de los próximos años esta opción permitirá descontar cada vez menos monto de gastos o costos. Es por esto que el documento soporte(electrónico) es una alternativa que se debe implementar lo antes posible.

Adicionalmente la organización en tu proceso contable se verá beneficiada  pues como bien se sabe, anteriormente se tenían que imprimir todo tipo de documentos equivalentes, con el documento soporte bastará con tener el soporte del proveedor(que puede ser en cualquier formato) pues como se mencionó este es un documento electrónico que se puede registrar a través de un software contable o directamente en la plataforma de la Dian. 

En caso que seas un proveedor que no está obligado a generar facturas de venta es importante es consideres que para el cliente, generar un documento soporte representa un trabajo operativo adicional y que por practicidad este puede pedirte explícitamente que le generes una factura de venta con resolución para el poder acreditar esa compra y así evitar tener que realizar un documento soporte para el mismo fín. 

Dado que no se encuentra obligado a generar dicha factura, es su decisión si lo hace voluntariamente o no, ahora bien ese cliente o comprador puede decidir comprar donde otro proveedor que decida si hacerlo, solo por practicidad. 

Si bien el documento soporte no es algo nuevo, el cambio principal que tiene con respecto al documento equivalente que anteriormente se generaba es que el documento soporte requiere una numeración consecutiva para lo cual debe generarse una resolución de numeración emitida por la Dian. (al igual que para la facturación electrónica, pos, en papel).

En este artículo te mostramos el paso a paso de este proceso. 

¿Cómo generar la resolución de numeración para generar documentos soporte? 

Para emitir este documento debes tener una resolución de numeración la cual puedes generar siguiendo estos pasos: 

  1. Ingresa a la página de la Dian
  2. Dirígete a la opción usuario registrado 
  3. Da clic en la opción numeración de facturación
  4. Nuevamente clic en opción numeración de facturación 
  5. Acceder a solicitar numeración de facturación 
  6. Ingresa a información del contribuyente 
  7. Clic en opción autorizar rangos 

En este punto te encontrarás con una ventana en la cual aparecerá la siguiente información: 

 Prefijo: Te permite identificar tus facturas o documentos soporte según sea necesario: por punto de venta, o según la forma en que quieras identificar dichos documentos. 

Tipo de facturación: Aquí encontrarás varias opciones como facturación electrónica, facturación pos, nómina electrónica y documento soporte (seleccionar esta última)

  • Por último, debes seleccionar los rangos de numeración que deseas autorizar. 
  • En este punto ya estás muy cerca de generar el formulario 1302(borrador de la autorización de numeración). 

Para ingresar los rangos de numeración te encontrarás una casilla que dice rango desde y rango hasta. Según sea el tamaño de tu facturación mensual, decides el rango que corresponde ser autorizado. 

Una vez registres la información correspondiente debes dar clic en el botón agregar 

  • Paso seguido deberás seleccionar la opción borrador, ver documento 1302 (aparecerá con la marca de agua borrador). 
  • Por último, debes generar el documento definitivo (documento 1876) el cuál será la autorización de numeración para generar documentos soporte (o cualquier otro tipo de facturación presente en las opciones)

El mensaje que deberás tener en cuenta es “el documento ha sido guardado de forma exitosa”. Ahora ya cuentas con la resolución de numeración definitiva para poder emitir documentos soporte. El número de formulario presente en el formato 1876 deberá aparecer en los documentos soporte que generes.  Recuerda que debes tener una firma digital habilitada para poder realizar este procedimiento. El documento soporte puede ser en papel, microsoft excel o el software contable de su preferencia. Si tienes un aliado tecnológico para este fin podrás facilitar y hacer más práctico el proceso. Recuerda que cada día, este tipo de medios de facturación tenderá a ser cada vez más electrónico.  En Valtia contamos con la integración que nos permite emitir el documento soporte directamente desde nuestra plataforma y al mismo tiempo contabilizarla. 

¿Que debe tener el documento soporte? 

  • Documento soporte de adquisiciones a no obligados a facturar
  • Fecha de la operación (debe ser igual a la fecha en que es generado el documento)
  • Nombres, apellidos, razón social o número de identificación tributaria del vendedor. 
  • Nombres, apellidos, razón social o número de identificación del adquiriente del bien o servicio. 
  • Llevar la numeración consecutiva correspondiente. 
  • Rango y vigencia de autorización generada por la Dian. 
  • Describir específicamente el bien o servicio adquirido
  • El valor del producto o servicio adquirido 

En Valtia somos un equipo de expertos que trabajamos día a día para hacer que tus procesos contables sean más eficientes, simples y fáciles de realizar. ¡Contáctanos para asesorarte!

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