Generar el documento soporte de pago de nómina electrónica es un proceso muy similar al de generar facturación electrónica de las ventas, si ya tiene implementada la facturación electrónica de seguro le será más fácil implementar nómina electrónica, requisito que ahora exige  la DIAN  en Colombia

Antes de empezar se debe tener en cuenta la forma en que tiene vinculados a sus colaboradores. 

Si en su empresa tiene colaboradores que estén vinculados entre otras con las siguientes características: 

• Tienen un horario
• Cumplen órdenes
• Tienen un salario o remuneración por su actividad 

Queremos decirle que , según la norma, se considera a los mismos como empleados  de su empresa, sin importar que el contrato laboral se haya hecho de forma verbal o escrita, es decir, dichos colaboradores tienen un vínculo formal como empleados con quien los contrata; su empleador. 

Si es su caso, en este artículo queremos informarle que el momento de implementar la nómina electrónica ¡es ahora! 

Nómina electrónica

El proceso de realizar la nómina electrónica consiste en generar un reporte mensual en el cual se registren los pagos de nómina que se han realizado al interior de la empresa. Sin importar cuál sea la frecuencia de pago que utilice con sus empleados (semanal, quincenal, mensual, etc.) Dichos pagos deben acumularse hasta el momento de reportar el documento de pago de nómina electrónica ante la DIAN. Este documento debe presentarse a más tardar a los 10 días del siguiente mes al pago de la nómina. 

El documento al cual se hace mención es un documento electrónico que se debe realizar para declarar  todos los cargos relacionados con el pago de nómina a los colaboradores de la empresa, según lo indica la norma. 

Si prefiere seguir llevando el proceso de su nómina de forma manual, es importante considerar que según dice la resolución 0013 de febrero 11 de 2021, el ​documento soporte de pago de nómina electrónica, será el único medio válido para descontar deducciones para el pago del impuesto de renta. (si está obligado a pagar este impuesto).

¿Desde cuándo debe implementar la nómina electrónica?

A partir del empleado número uno (con contrato laboral verbal o escrito) debe generar y presentar el documento  electrónico de pago de  nómina. 

Ahora bien, el momento de implementar la nómina electrónica es diferente según el número de empleados vinculados en su empresa. 

Las siguientes son las fechas de implementación de la nómina electrónica fijadas por la DIAN, según el número de empleados de cada empresa: 

A la fecha de la publicación de este blog (28/04/2021)  está en trámite de aprobación un proyecto de resolución que ampliará el plazo, y modificaría esas fechas por las siguientes: 

Independientemente que su empresa tenga un número de empleados superior o inferior, implementar la nómina electrónica es una necesidad para todos. Sin importar el grupo al cual pertenezca, debe estar listo para implementar este proceso cuanto antes, no deje todo para el último momento.

El 1 de agosto de 2021 es una fecha clave para las empresas que requieran empezar a generar sus documentos de nómina electrónica, pues a partir de este momento se podrán habilitar ante la DIAN para poder iniciar este proceso. 

Los plazos aquí presentados son válidos para toda persona obligada a generar facturación electrónica de sus ventas. Para los no obligados a facturar electrónicamente el plazo máximo de implementación es 31 de mayo de 2022. 

¿Qué debe hacer para implementar la Nómina Electrónica en su empresa?

El primer paso es habilitarse ante la DIAN para generar documentos digitales de pago de nómina electrónica. Esto lo puede realizar ingresando al portal de validación del servicio de facturación electrónica de venta, dirigiéndose a la opción de otros documentos electrónicos y ahí seleccionando la funcionalidad de ​documento soporte de pago de nómina electrónica.

Paso seguido debe contar con un software propio o proveedor tecnológico aceptado por la Dian para generar el documento (formato XML). Posterior a esto, cada documento soporte debe presentarse mensualmente los primeros 10 días calendario del mes siguiente del cual se reporta la nómina. Por ejemplo, si  quiere reportar la nómina del mes de julio de 2021, el plazo máximo para hacerlo es el 10 de agosto del mismo año. 

Es importante tener en cuenta que para realizar este proceso es necesario tener una firma digital, pues el sistema en el cual se reporta los documentos electrónicos se la exigirá.

Para conocer los requisitos que debe contener el ​documento soporte de pago de nómina electrónica consúltelo en el siguiente enlace.

Por tratarse de un proceso nuevo,  la realización y envío de nómina electrónica podría resultar confusa o muy compleja, pero no en realidad no lo es, sin embargo si usted no es conocedor del proceso, lo recomendado es asesorarse para realizarla de forma segura y sin contratiempos.

Si requiere asesoría diríjase aquí.

Respuestas rápidas

¿Si tengo un trabajador vinculado por medio de prestación de servicios debo incluirlo en el reporte de nómina electrónica?

Respuesta: No, únicamente los empleados los cuales la empresa pague su seguridad social y prestaciones son los que se deben reportar en el reporte de nómina electrónica. 

¿Si soy persona natural o no responsable de IVA debo reportar ​documentos soportes de pagos de nómina electrónica?

Respuesta: Toda persona  obligada o no obligada a devengar el IVA, que tenga empleados vinculados a través de un contrato laboral, debe hacer uso de la nómina electrónica para el reporte de la misma. Se debe tener en cuenta los plazos establecidos. 

¿Necesito un software especializado para liquidar la nómina de mi empresa?

Respuesta: Liquidar el pago de nómina para sus empleados es diferente a generar y transmitir un ​documento soporte de pago de nómina electrónica. Puede liquidar el pago a sus trabajadores como normalmente lo realiza su contador. Ahora bien, para generar y transmitir el documento de nómina electrónica,  si  necesita un software habilitado ante la DIAN para hacerlo. 

No estoy obligado a facturar electrónicamente… ¿debo implementar nómina electrónica en mi negocio?

Respuesta: Aunque el plazo es mayor para empezar a generar documentos soporte de pago de nómina electrónica. La respuesta es sí, a partir del 31 de mayo de 2022, todas las empresas deberán obligadas o no a generar facturación electrónica de sus ventas, deberán implementar la nómina electrónica. 

Estas y otras preguntas relacionadas con la implementación de la nómina electrónica podrás responderlas con Valtia, tu aliado tecnológico para la gestión de los procesos de tu empresa. Aquí encontrarás una herramienta segura y fácil de usar. 

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