• El día de hoy abordaremos un tema que en ocasiones resulta ser un dolor de cabeza para los departamentos de contabilidad, hablamos de las incapacidades, a la cual todo trabajador tiene derecho a recibir cuando tiene algún quebranto de su salud, y necesita seguir percibiendo ingresos; motivo por el cual, este auxilio sustituye su salario cuando una enfermedad o accidente no le permiten seguir realizando sus funciones y será reconocido por el tiempo en que permanezca su incapacidad.

  Un auxilio de incapacidad que puede variar dependiendo de las circunstancias, clasificándose en dos grupos:

  • De origen común: por una contingencia que se presenta fuera del ámbito laboral.
  • De origen laboral: por una contingencia que se presenta a causa de una enfermedad o accidente derivados de las actividades laborales.

   

 

• Tratamiento Laboral

  Para el caso de las incapacidades de origen común, desde la ley 100 de 1993 el reconocimiento del auxilio de incapacidad varía dependiendo de los días en que esta se mantenga:

  • Día 1 al 2: pago de subsidio de incapacidad a cargo del empleador (mínimo del 66,67 % del IBC sin que sea inferior a 1 smmlv), según lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2943 de 2013.
  • Día 3 al 180: pago de subsidio de incapacidad a cargo de la EPS (del día 3 al 90 el pago será de 66,67 %; en adelante, hasta el 180, será del 50 % del IBC sin ser inferior a 1 smmlv).
  • Día 181 al 540: pago de subsidio de incapacidad a cargo de la administradora del fondo de pensiones (subsidio económico del 50 % del IBC sin estar por debajo del smmlv).
  • Día 541: debe calificarse la pérdida de capacidad laboral del trabajador. Si esta es superior al 50 %, debe iniciarse el trámite para obtener la pensión de invalidez.

  Para el caso de una incapacidad de origen laboral, puede darse en alguna de estas situaciones:

  • En las instalaciones de la empresa.
  • Cuando el suceso ocurre fuera del lugar de trabajo mientras el empleado se encuentra ejecutando labores por orden del empleador.
  • Mientras el trabajador se traslada hacia el lugar de trabajo en un transporte brindado por el empleador.
  • Cuando el trabajador se encuentre realizando actividades sindicales.
  • Mientras el trabajador se encuentre realizando actividades recreativas, deportivas o culturales promovidas por el empleador.

  El único requisito para que el trabajador pueda reclamar la incapacidad bajo estas circunstancias es encontrarse afiliado a una aseguradora de riesgos laborales –ARL–, a la cual el empleador deberá reportar el suceso en los dos días siguientes a la ocurrencia, so pena de responsabilizarse por los gastos médicos, indemnizaciones, incapacidades, etc. Valga la pena aclarar que en ambos casos, en el pago de dicho monto no se debe incluir el auxilio de transporte, pues el empleado no está asistiendo a la empresa y por esto no existe dicha obligación.

  Para el caso de prestaciones sociales, estas se siguen liquidando con normalidad, a excepción de que la base para liquidarlas sufre una variación durante dicho periodo por lo porcentajes vistos anteriormente y a la eliminación del auxilio del transporte, generándose de esta forma una disminución en la base y consecuentemente en la liquidación de las mismas.

  En el caso de la seguridad social, se debe reportar dicha novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) y seguir aportando con normalidad a los sistemas de salud y pensión con el Ingreso Base de Cotización (IBC) calculado de acuerdo con los porcentajes anteriores, de acuerdo con el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 del 2016, sin ser inferior al salario mínimo; Sin embargo, en el caso de la ARL deja de existir la obligación por no encontrarse laborando la persona durante dicho periodo, de otro lado, el aporte a la caja de compensación familiar queda a voluntad del empleador si desea pagarlo durante dicho periodo.

   

   

• Tratamiento contable

  Teniendo claro que el empleador deberá seguir cancelando al empleado el valor de la incapacidad de acuerdo con las estimaciones realizadas anteriormente, la doctrina del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, ha sido clara al establecer que dicho reintegro recibido por la empresa de parte de la EPS deberá reconocerse como un menor valor del gasto, si el pago por parte de la entidad al trabajador se reconoció en la contabilidad como un gasto, o como un menor valor de la cuenta por cobrar, si esta se reconoció así al momento de realizar el pago al trabajador, y no como un ingreso de la entidad. Cumpliendo con el mismo tratamiento previsto para las recuperaciones de gastos y costos, considerándose aquellas correcciones valorativas realizadas a los activos y pasivos que generan el uso del juicio profesional al momento de utilizar las estimaciones contables, las cuales se originan, por ejemplo, como reintegros de pagos o conceptos de incapacidades, indemnizaciones y demás.  

  *Tip: se recomienda seguir al pie de la letra dicha instrucción, para evitar el tratamiento que se le daba anteriormente a dicho pago como ingreso y generando con ello un aumento en el impuesto de industria y comercio.

   

  Tratamiento Tributario 

  La Corte Constitucional, en la sentencia T-200 de 2017, deja claro que el pago recibido por las incapacidades laborales es un sustituto del salario del trabajador durante el tiempo que, por razones médicas, no puede desempeñar sus labores.

  Señalando de esta forma que no se le puede dar el tratamiento de una compensación o una indemnización, y por ende no se les puede dar el tratamiento de una renta exenta, de acuerdo con el numeral primero del artículo 206 del Estatuto Tributario, y tampoco son un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional.

  Evidenciándose que estos pagos constituyen un ingreso gravado en el impuesto de renta, y por consiguiente debe tenerse en cuenta en la retención en la fuente, siempre y cuando dicho monto alcance la base mínima sujeta a retención.

   Sin embargo, como los pagos por incapacidades hacen parte de los pagos laborales, en la depuración de la retención en la fuente se puede detraer el 25% exento como cualquier otro pago laboral.

  En resumen, las incapacidades laborales se tratan como cualquier pago salarial o laboral respecto a la retención en la fuente.

  Para finalizar, es necesario hacer claridad en el caso de las licencias, pues ellas tienen otro tratamiento, independientemente de si la licencia es no reglamentaria, es decir, el empleador decide, según su propio criterio, si accede o no a permitirlas al trabajador que las solicite, o si es una licencia reglamentaria, a las cuales, por ley, debe procurar su realización y pago. Dicho pago percibido por el empleado seguirá siendo su salario y no un auxilio como vimos para el caso de las incapacidades. Así pues, su tratamiento contable, tributario y laboral es el mismo que el de un salario, a excepción del aporte a ARL el cual también se encuentra excluido porque el empleado no se encuentra laborando durante dicho periodo.

   

Escrito por: Jeison León Vélez

 

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