Nómina electrónica: 7 tips de cara/previos a su implementación

Teniendo en cuenta que estamos en la implementación y/o adopción de la nómina electrónica en Colombia, conforme al calendario expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- que estableció como último plazo en la Resolución 000063 de Julio 30 de 2021, las siguientes fechas para aquellos sujetos que adquieren la obligación de facturar electrónicamente: 

Grupo

Fecha de inicio habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica (DD/MM/AAAA)

Fecha máxima para iniciar con la generación, transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. (DD/MM/AAAA)

Intervalo en relación con el número de empleados

Desde

Hasta

1

18/08/2021

1/09/2021

Más de 250

2

1/10/2021

101

250

3

1/11/2021

11

100

4

1/12/2021

1

10

Es necesario aclarar los siguientes puntos:

  • ¿Quiénes están obligados a generar y transmitir la nómina electrónica?

Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique. Conforme con el artículo 4 de la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021.

  • ¿Cuándo debo empezar a generar y transmitir la nómina electrónica?

Acorde con el parágrafo 2 del artículo 8 de la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4 de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación, es decir, una empresa con 2 empleados (categorizada como grupo 4) deberá enviar su primera nómina electrónica que debe ser la de Diciembre 2021 como máximo el 10 de Enero de 2022.

  • ¿Y si soy una nueva empresa que se creó después del 2021?

Las empresas que se creen después de estas fechas tendrán un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento.

  • ¿Las personas que declaran renta pero no facturan electrónicamente y se deducen costos y gastos por concepto de nómina, deben hacer la nómina electrónica?

Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta tienen como fecha máxima para su implementación el 31/05/2022. 

Queremos compartir con ustedes las siguientes observaciones y recomendaciones de cara a su implementación, debido a que se prevén grandes sanciones y multas por reportar información errada o contraria a la ley, no solo con la administración de impuestos (DIAN) por el rechazo de costos y gastos en las declaraciones, sino también con la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales -UGPP- que es el organismo encargado del seguimiento, colaboración y  determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social. por lo que queremos ilustrar con ejemplos cada una de las situaciones que se viven en la empresa “Malas Prácticas S.A.S.”.

1. Revisar cada uno de los contratos firmados con los colaboradores de la organización para confirmar si realmente existe un contrato de trabajo, para lo que se requiere la concurrencia de tres elementos: Prestación personal del servicio, Que exista subordinación del trabajador frente al empleador y Que exista un salario como retribución. De acuerdo con el artículo 23 del código sustantivo del trabajo.

Con lo cual se podrían concatenar ciertas personas de este proceso, como el caso de nuestra empresa ejemplo que tiene un empleado que cumple con todos estos requisitos pero lo tienen bajo la modalidad de prestación de servicios, con lo cual se pronosticaron futuras demandas laborales y sumado a esto sanciones impositivas por no reportar los costos y gastos como se deben.

A su vez también podemos desvirtuar ciertos reportes que hace esta empresa con unas personas que están en la nómina de la empresa pero no realizan ninguna actividad dentro de ella, sino que simplemente por ser familiares del dueño les hacen el “favor” de pagarles la seguridad social. 

2  . Después de identificar los colaboradores que cumplen con este primer requisito, se debe validar que se pague correctamente el sueldo como retribución, teniendo como base el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) y las prestaciones sociales de cada uno de estos, conforme a la sentencia de julio 18 de 1985 de la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia, y con los artículos 249, 306 y 307 del código sustantivo del trabajo que regula las cesantías, sus intereses y la prima de servicios respectivamente. Así como el artículo 186 que dictamina lo concerniente a las vacaciones.

Todo esto porque en Malas Prácticas S.A.S. Se identificaron empleados que simplemente se les pagaba el SMMLV y ni siquiera con el auxilio de transporte el cual fue instituido por la ley 15 de 1959.

3. Conjuntamente hay que considerar los horarios de trabajo de cada uno de los puestos de trabajo para que se ajusten los turnos al número de horas máximas que son 10 horas diarias, según el artículo 159 del código sustantivo del trabajo.

Al no tenerse en cuenta esta normatividad se podría estar informando por desconocimiento el incumplimiento de la misma, puesto que en este reporte también se informaran las horas extras de cada uno de los empleados y el valor de su pago, y si pagamos horas extras revisar que sean de acuerdo a la ley y no valores «acordados» con el empleado, ya que como es de conocimiento general, el desconocimiento de la norma no exime de su cumplimiento, lo que en derecho se conoce como “Ignorantia juris non excusat”.

4.  Igualmente se debe corroborar que a estos mismos empleados se les pague la seguridad social a cargo de la empresa, la cual comprende los sistemas de salud, pensión, riesgos laborales, Caja de compensación, SENA e ICBF, reglamentados en la Ley 100 de 1993 y la Ley 1562 de 2012.

Debido a que en nuestro ejemplo se evidencio que a un empleado se le estaba pagando la seguridad social pero a través de las mal llamadas cooperativas, por lo que obviamente no estaría catalogado como empleado a cargo e igualmente traería posibles demandas laborales. 

5. Posteriormente se deben confirmar las bases para el pago de las prestaciones sociales, las cuales se liquidan y pagan sobre todos los pagos que constituyan salario en los términos del artículo 127 del código sustantivo del trabajo, tales como: Salario básico, Comisiones, Horas extras, Recargos por trabajo nocturno, dominical y festivo. No hacen parte de la base para liquidar las prestaciones sociales aquellos que a la luz del artículo 128 del código sustantivo del trabajo no constituyen salario. Medida que debe estar establecida en los contratos de forma explícita, indicando si son salariales o no salariales, prestacionales o no prestacionales

A razón de que en nuestra empresa ejemplo cada mes se pagaban bonificaciones a las mismas personas y de acuerdo con la normatividad en mención para que no hagan parte de las prestaciones sociales estas deben ser ocasionales, esto no quiere decir que se hagan una vez al mes o cada quince días como argumentaba el gerente, puesto que aquí ya se presenta una periodicidad de las mismas. 

6. A su vez se deben corroborar las deducciones que se les hacen a los empleados, como la salud y la pensión que estos deben aportar un 4% de su salario, así a manera de otros conceptos como: cuotas sindicales, aportes a cooperativas, embargos judiciales, cuotas de créditos a entidades financieras, deudas del empleado con la empresa y la Retención en la fuente.

Las cuales se recomienda que estén debidamente soportadas y que se evidencie su trazabilidad para no tener después posibles sanciones; como sucedió en nuestro ejemplo que la empresa le descontó al empleado una herramienta que se perdió, lo cual está tajantemente prohibido por ley. 

7. De acuerdo a lo anterior, en este punto ya se ha establecido el valor que se debe pagar al trabajador, por lo que es muy importante recordar la norma de bancarización impartida con el artículo 771-5 del estatuto tributario, el cual establece que se debe realizar la cancelación por medio de un canal financiero, entiéndase como consignación, transferencia, cheque o recarga.

Y que no le pase como a Malas Prácticas S.A.S. que después de haber realizado todos los ajustes anteriores realizó el pago de la nómina en efectivo y por consiguiente le rechazaron los costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables pertinentes.

Con esto podemos observar como esta implementación genera un reto en las áreas de gestión humana, impuestos y contabilidad, modificando las prácticas en el manejo de la nómina que hasta hoy llevan, quizás de una de forma manual y hermética que queda susceptibles a múltiples errores, por lo que es importante y recomendamos para ello apoyarse de las áreas contables, tributarias y legales de las organizaciones con el fin de garantizar un proceso de 360º en la implementación, donde se propenda la parametrización rigurosa del sistema apoyados de la tecnología para el éxito del mismo y con ello se eviten reprocesos y sanciones cuantiosas. Y claro recuerda que en Valtia tienes la solución para llevar tu nómina electrónica de manera fácil y rápida, cumpliendo con todos los requerimientos de la DIAN. 

Jeison León Vélez

Contador Público

1 comentario en “Nómina electrónica: 7 tips de cara/previos a su implementación”

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