Actualmente en nuestro País nos encontramos en un momento de transición de los documentos comerciales y títulos de valor que recibían todas las personas (tanto naturales como jurídicas) al momento de hacer alguna transacción -compra o servicio-, hacia un ecosistema electrónico que, para efectos legales, tiene la misma validez, no obstante, se genera, valida, expide, recibe, y conserva electrónicamente. Esta medida, se ha venido desarrollando desde el año 2019 con la resolución DIAN 000064 y posterior masificación con la resolución 000042 del 05-05-2020. Hemos venido pasando por documentos como la factura electrónica, la nómina electrónica, el documento soporte con no obligados a facturar, la aceptación electrónica (acuses) de las compras a crédito y hoy en día estamos iniciando con el POS electrónico y los demás documentos equivalentes.

Beneficios de la factura electrónica para los compradores

Inicialmente la factura electrónica surge como el soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables en las declaraciones tributarias, de lo cual se infiere a primera vista que esta medida sólo comprende a contribuyentes que realicen alguna actividad comercial o prestación de servicios de forma independiente. Sin embargo, la reforma tributaria del 2022 (Ley 2277) agregó el numeral 5 al artículo 336 del Estatuto Tributario, el cual trajo consigo una serie de beneficios para las personas naturales que declaren renta y por medio de esta factura electrónica puedan reducir el pago de dicho impuesto. Con el objetivo de incentivarlos a reclamar la expedición de facturas electrónicas.

De esta manera, el beneficio consiste en que por cada compra que se haga de bienes y servicios soportados con factura electrónica, se podrá descontar el 1 % del valor de esa adquisición, independientemente que tenga o no relación de causalidad con la actividad productora de renta, es decir, de los gastos personales del contribuyente, y hasta un monto máximo que se podrá deducir equivalente a 240 UVT del año gravable. A saber, en el caso del impuesto del año 2023 (cuya declaración se presenta este año 2024), se podrá deducir hasta $10′178.880. Por ejemplo, si se compra una nevera por valor de 5 millones y se solicita que la factura electrónica salga a su nombre, en su declaración de renta se podrá descontar por dicha transacción $50.000 y así sucesivamente con cada una de las transacciones que realice en el año, siempre y cuando se tenga en cuenta el tope establecido anteriormente.

De conformidad con la ley y los conceptos emitidos por parte de la Dian, las personas naturales deberán cumplir con cuatro requisitos para poder tomarse ese beneficio de reducción. Estos son:

1. No haber tomado el valor de la adquisición como costo o deducción en renta ni como impuesto descontable en IVA. Esto aplica en el caso de los contribuyentes que realizan actividades comerciales o de servicios.
2. Que la adquisición se soporte con una factura electrónica que cumpla con los requisitos establecidos y se identifique el adquirente con nombres y apellidos y el número de identificación tributaria -NIT o número de documento de identificación.
3. Que en la factura electrónica se acredite que el pago fue realizado mediante medios electrónicos (tarjeta de débito, crédito, consignación, entre otros) en el cual intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera.
4. Que la factura se hubiere expedido por sujetos obligados a expedirla.

 Beneficios de la factura electrónica para los vendedores

De otro lado, queremos igualmente resaltar los beneficios que se han evidenciado a través de estos 5 años con la entrada en vigor de la facturación electrónica para los vendedores y la importancia de expedir dicho documento:

• Genera ahorro en los gastos de la organización respecto a la gestión de las facturas en papel, al no tener que imprimir todas las facturas, cumpliéndo con su entrega al hacer el envío del documento al correo electrónico del cliente. Así como, con la reducción de costos de envío de la misma.
• Centraliza y automatiza la recepción de facturas a través de procesos electrónicos, evitando errores e inconvenientes con la gestión documental de archivo, recuperación y mantenimiento de los documentos. Mejorando a su vez, la gestión de cartera al poder hacer seguimiento a cada documento.
• Agiliza los servicios de la DIAN, permitiendo mejorar los requerimientos de los contribuyentes, como en el caso de las devoluciones de impuestos donde actualmente en algunos casos particulares dicha devolución de este dinero ya se está haciendo de forma más rápida e incluso automática.
• Es amigable con el medio ambiente, al disminuir el uso del papel.
• Comercialmente, atrae más clientes al garantizar la entrega de documentos legales y según lo visto anteriormente la posibilidad de que ellos se puedan descontar dichos pagos de sus impuestos, generando con esto un valor agregado y por ende una fidelización del cliente.

De esta forma, se evidencia la importancia de cumplir con la expedición de este documento electrónico, y a su vez, la necesidad de contar con un software que le permita llevar su contabilidad en debida forma, para lo cual puede contar con Valtia, en el cual además de obtener estas ventajas, podrá contar con muchas más al tener integrada su contabilidad, tal y como lo describimos en nuestro blog https://valtia.com.co/2022/01/06/la-importancia-de-tener-un-software-contable/.

Finalmente, y aprovechando este tema, no queremos dejar pasar de lado el Comunicado 021 que la Dian publicó, informando que, a lo largo del año 2023, de todas las facturas electrónicas de venta que se expidieron a favor de personas naturales, solo el 19,7% se informó que el cliente sí había utilizado como medio de pago las tarjetas débito o crédito, requisito ineludible que se exige para que dichas personas naturales puedan utilizar la nueva deducción especial del 1 % de sus compras. Motivo por el cual, el director de la Dian hizo un llamado a los comerciantes que deben expedir las facturas, mencionando que ha habido casos en los que reportan la transacción como realizada en efectivo pese a que se hizo por medios electrónicos, afectando así el derecho de la persona natural a descontar el 1 % del valor de la transacción.

Posdata: En el caso anterior, si el comerciante expide la factura electrónica afirmando que la transacción se realizó en efectivo, será la persona natural quien tendrá la carga de probar que la adquisición fue realizada por medios electrónicos para poder acceder al beneficio tributario, es decir, con la conservación del comprobante del pago, bien sea el voucher o la consignación se podrá comprobar dicho requisito.

 

Escrito por: Jeison León Vélez

 

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