Posterior a la implementación de la nómina electrónica en Colombia, establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –en adelante DIAN- en la Resolución 000063 de Julio 30 de 2021. Y con una experiencia de más de dos años en dicho tema, queremos brindarles claridad y precisión respecto algunas particularidades en dicha materia, debido a la incertidumbre jurídica que se tiene sobre ellos y a la promesa de valor que queremos generar sobre nuestros clientes. A raíz, de la evidencia de grandes errores que están cometiendo los contribuyentes y esto conlleva a la imposición de sanciones y multas, por reportar información errada o contraria a la ley, no solo con la administración de impuestos (DIAN) por el rechazo de costos y gastos en las declaraciones, sino también con la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales -UGPP- que es el organismo encargado del seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social.
Queremos empezar por recordarles que los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique. Igualmente, las personas que declaran renta, pero NO facturan electrónicamente y se deducen costos y gastos por concepto de nómina, deben hacer la Nómina Electrónica. Todo esto, conforme con el artículo 4 de la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021.
Inicialmente, se debe validar que se pague correctamente el sueldo como retribución, teniendo como base el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) – $1.160.000 para el año 2023- y con el auxilio de transporte el cual fue instituido por la ley 15 de 1959 – $140.606 para el año 2023-.
También, se debe corroborar las deducciones que se les hacen a los empleados, como la salud y la pensión que estos deben aportar un 4% de su salario, y en el caso de que se descuenten otros conceptos como: cuotas sindicales, aportes a cooperativas, embargos judiciales, cuotas de créditos a entidades financieras, deudas del empleado con la empresa y la Retención en la fuente.
Hasta aquí, podemos concluir que en la nómina electrónica debemos reportar tantos los devengos (ingresos) como las deducciones (descuentos) que se les practican a los empleados dentro del mes. Sin embargo, a finales del año 2021 los contribuyentes nos vimos sorprendidos por una Información brindada por la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina de la DIAN en respuesta al oficio 912416 de fecha 6 de octubre de 2021, donde se definió que en las nóminas electrónicas se debe reportar todo concepto que reciba el empleado por el principio de devengo, para las personas que están obligadas a llevar contabilidad.
Es por ese motivo que, a partir de dicha fecha, se interpreta que el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.
De esta forma, se hace evidente y necesario que los contribuyentes hayan empezado a reportar en sus nóminas electrónicas las prestaciones sociales de cada uno de los empleados, las cuales están establecidas mediante la sentencia de julio 18 de 1985 de la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia, y con los artículos 249, 306 y 307 del código sustantivo del trabajo que regula las cesantías, sus intereses y la prima de servicios respectivamente. Así como el artículo 186 que dictamina lo concerniente a las vacaciones. De Otro lado, se debe corroborar que a estos mismos empleados se les pague la seguridad social a cargo de la empresa, la cual comprende los sistemas de salud, pensión, riesgos laborales, Caja de compensación, SENA e ICBF, reglamentados en la Ley 100 de 1993 y la Ley 1562 de 2012.
Sin olvidar, las bases para el pago de las prestaciones sociales, las cuales se liquidan y pagan sobre todos los pagos que constituyan salario en los términos del artículo 127 del código sustantivo del trabajo, tales como: Salario básico, Comisiones, Horas extras, Recargos por trabajo nocturno, dominical y festivo. A Excepción de aquellos que a la luz del artículo 128 del código sustantivo del trabajo no constituyen salario. Medida que debe estar establecida en los contratos de forma explícita, indicando si son salariales o no salariales, prestacionales o no prestacionales.
Con lo anterior, podemos concluir que todas las prestaciones sociales se deben incluir en la nómina electrónica teniendo en cuenta la base contable de acumulación o devengo (Los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo en los periodos con los cuales se relacionan), para lo cual desde nuestro punto de vista es recomendable que dichas prestaciones se vayan reportando mensualmente conforme el archivo de nómina electrónica, y cuando se vaya a liquidar al empleado se realicen unos ajustes mínimos (sobre dichas prestaciones) que no afecte las deducciones en impuesto, aunado a esto, también se deben reportar las entregas de dotación que se le hacen a los empleados, esto con el fin de no entrar en posibles contrariedades con la autoridad tributaria.
Con esto, podemos observar cómo esta labor genera un reto permanente y constante en las áreas de gestión humana, impuestos y contabilidad, modificando las prácticas en el manejo de la nómina que hasta hoy llevan, quizás de una de forma manual y hermética que queda susceptibles a múltiples errores, por lo que es importante y recomendamos para ello una integración con las áreas contables, tributarias y legales de las organizaciones, donde se propenda la parametrización rigurosa del sistema apoyados de la tecnología, para el éxito del mismo y con ello se eviten reprocesos y sanciones cuantiosas. Y por supuesto, recuerda que en Valtia tienes la solución para llevar tu nómina electrónica de manera fácil y rápida, cumpliendo con todos estos requerimientos de la DIAN.
Escrito por: Jeison León Vélez
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