Frecuentemente surgen muchas dudas a raíz de los aportes que se deben hacer a la seguridad a social, por lo que el día de hoy abordaremos las dudas más frecuentes respecto a dichos aportes de los empleados, los cuales para estas fechas de fin de año devengan unos ingresos adicionales que generan más dudas dentro del gremio empresarial. Por esto, a continuación, abordaremos uno a uno los rubros más usados en las remuneraciones laborales y las precisiones respecto a cada uno de estos.

1. Prima: una de las sumas más esperadas por los empleados dentro del año laboral, al estar establecida por el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo (en adelante CST) como una prestación social que debe ser otorgada por los empleadores a los trabajadores, como una compensación que corresponderá a 30 días de salario por año, el cual se reconocerá en dos pagos, así: la mitad máximo el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. Para dicho cálculo se utiliza la siguiente fórmula: Salario x Número de días laborados / 360 (Entiéndase como días laborados, el periodo comprendido durante el cual el empleado estuvo vinculado o trabajó para la empresa). A su vez, el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece que el auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales, estas son la prima de servicios y las cesantías.

Como ejemplo, traemos a colación a un empleado que ha trabajado desde julio a diciembre con un salario mínimo ($1.000.000 de salario y $117.172 de auxilio de transporte -valores para el año 2022-) por lo que el cálculo sería:

 [($1.000.000 + $117.172) × 180]/360 = $ 558.586

Se debe tener en cuenta que su reconocimiento se hará por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado, es decir, el empleado siempre tendrá derecho a esta compensación, así lleve 1 día trabajando en la empresa.

 ¿La prima de servicios suma para la cotización de seguridad social?

Teniendo en cuenta que este concepto es una prestación social, el mismo no hace parte del salario, ni se toma en cuenta para el cálculo del ingreso base de cotización -en adelante IBC-, pues éste, únicamente está conformado por aquellos pagos que tengan naturaleza salarial, tal y como lo señala el artículo 18 de la Ley 100 de 1993. Con lo que este procedimiento también aplicaría para las demás prestaciones sociales como son: cesantías, intereses de cesantías y vacaciones.

¿A la prima de servicios se le practica retención en la fuente?

La prima de servicios para efectos de retención en la fuente debe tratarse como un ingreso laboral, por la cual está sometida a retención en la fuente por concepto de ingresos laborales. Pero, al no ser un pago mensual sino semestral, tiene un tratamiento diferente al salario como tal, dependiendo del método que utilice la empresa para practicar la retención en la fuente: en el procedimiento 1 de acuerdo con el artículo 385 del estatuto tributario, la retención se aplica por separado al salario recibido en dicho periodo, es decir, no se suman dichos valores para considerarlos como base de retención. Mientras que en el procedimiento de retención número 2 contemplado en el artículo 386 del estatuto tributario, la prima de servicios se incluye dentro del total de los pagos laborales, para hallar el porcentaje fijo de retención. Recordemos que la organización podrá elegir qué procedimiento utilizará para dicho proceso.

 ¿Qué implicaciones tienen las primas extralegales?

Como su nombre lo indica, la prima extralegal está por fuera de la ley, es decir, no está contemplada por la ley, por lo que su pago depende absolutamente de la libertad y de la voluntad de las partes firmantes de un contrato de trabajo, bajo las condiciones y procedimientos que las mismas firmen. Las primas extralegales se pueden pactar como un ingreso no constitutivo de salarios de acorde con el artículo 306 del CST, pero tal naturaleza debe pactarse expresamente para evitar reclamaciones futuras. Sin embargo, el artículo 30 de la ley 1393 de 2010 limita que dichos devengos excedan el 40% de los pagos, esto respecto a los aportes a seguridad social; por ejemplo, si se pacta una prima extralegal de $1.000.000 para un empleado que devenga el mínimo, lo que supere el 40% del pago ordinario de dicho empleado (salario mínimo) deberá considerarse como base para el pago de la seguridad social. Este concepto no tiene tratamiento especial frente al impuesto de renta o a la retención en la fuente, por lo que, para este último caso, se deberá sumar como base de retención tanto en el procedimiento 1 como en el 2.

2. Horas Extras: el artículo 161 del CST establece la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, la cual es de 48 horas a la semana, que podrán ser distribuidas, de común acuerdo, entre empleador y trabajador, en 5 o 6 días a la semana, garantizando siempre el día de descanso. Bajo esta normatividad la jornada laboral ordinaria no necesariamente es de 8 horas, sino que puede ser de 7, 8, 9 e incluso 10 horas diarias, así que debe tenerse en mente esa realidad a fin de aplicar correctamente los conceptos de trabajo extra y demás recargos correspondientes. Por eso, a partir del acuerdo entre las partes y el establecimiento de la jornada ordinaria de trabajo es que se pueden establecer cuando finaliza el horario “normal” y es a partir de allí si se trabajan más horas, cuando se constituyen las denominadas horas extras, a las cuales se le aplica el siguiente recargo conforme al artículo 168 del CST:

Al establecer la jornada laboral ordinaria se pueden incurrir en horarios nocturnos, dominicales o días festivos, por lo que si se incurre en dichos horarios se debe pagar un recargo por mayor exigencia al trabajador, tal y como lo dicta el artículo 160 del CST; por esto, los últimos tres conceptos no corresponden a trabajo extra, sino a trabajo ordinario en razón a que se desarrolla en ese horario. De acuerdo a lo anterior, partiendo como base de un salario mínimo ($1.000.000 para el año 2022), obtenemos los siguientes ejemplos de cuánto valdría la hora en cada uno de estos escenarios:

Por último, se debe tener presente que las horas extras al constituir salario de acorde con el artículo 127 del CST, dicho valor aumenta las cotizaciones a seguridad social, a raíz de que estas cifras hacen parte del IBC.

3. Días de descanso o compensatorios: después de tener claro el horario laboral de los empleados, se debe tener en cuenta que según el artículo 172 del CST se debe dar descanso dominical remunerado, con el salario ordinario de un día, de allí se infiere que la jornada laboral son los 30 días al mes, pero “normalmente” solo son laborales de lunes a sábado. Este descanso está condicionado a que el empleado no falte al trabajo, o que, si falta, lo haya hecho por justa causa o por culpa o por disposición del empleador. Y en el caso de Colombia, también se contemplan como días de descanso los días festivos, de acuerdo con los artículos 177 y 178 del CST. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, cuando el trabajo dominical es ocasional (hasta dos domingos al mes), podrá otorgarse un día de descanso compensatorio remunerado al trabajador o pagarle un día adicional sin que haya lugar al descanso. Cuando el trabajo es habitual (tres o más domingos), debe remunerarse con los porcentajes indicados en la tabla y a su vez, otorgar un día de descanso compensatorio remunerado al trabajador, acorde con lo establecido en los artículos 179 y 180 del CST. Siguiendo con nuestro ejemplo de un empleado que devengue un salario mínimo, si trabaja ocasionalmente un domingo como horario extra, y el empleado decide que se le pague el día en vez de compensarlo, el cálculo será:

Recordemos que el trabajo dominical no está incluido en el salario del trabajador, y por eso se debe pagar completo el valor ordinario de la hora más el recargo, y no solo el recargo. E igualmente dicha suma también aumentará el IBC del empleado, tal y como dijimos en el punto anterior.

4. Cambios laborales a tener en cuenta para el año 2023: conforme a la Ley 2101 de 2021 mediante la cual se realiza una reducción de la jornada laboral que entra en rigor a partir del año 2023, el empleador podrá optar por reducir la jornada laboral semanal, gradualmente de la siguiente forma:

Para el año 2023 la jornada laboral se reduce en 1 hora, pasando de 48 a 47 horas semanales.

Para el año 2024 la jornada laboral se reduce en 1 hora, pasando de 47 a 46 horas semanales.

Para el año 2025 la jornada laboral se reduce en 2 horas, pasando de 46 a 44 horas semanales.

Para el año 2026 la jornada laboral se reduce en 2 horas, pasando de 44 a 42 horas semanales. A partir de este año la jornada laboral quedará en 42 horas semanales.

Sin embargo, el empleador podrá optar también por acogerse de una vez a la jornada laboral de 42 horas semanales a la entrada en vigencia de la ley, es decir, no optar por la disminución gradual de la jornada laboral. Con lo que para dicho año se podrán tener horarios laborales de 47 horas semanales o de 42 horas semanales, dependiendo de la opción que tome cada empresa. Es importante que todos los trabajadores y empleadores tengan conocimiento que la reducción de la jornada laboral no implica ninguna reducción salarial ni prestacional, ni el valor de la hora ordinaria de trabajo. Sin embargo, exonera al empleador de dar a sus empleados el denominado día de la familia (Ley 1857 de 2017). Así mismo, rige la exoneración referente al derecho de los trabajadores de gozar de actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación por 2 horas de la jornada laboral, siempre y cuando se trate de empresas con más de 50 trabajadores (Ley 50 de 1990).

De esta forma, se puede concluir la importancia de redactar formalmente y por escrito todas las condiciones del contrato de trabajo, de la mano de un experto en el tema, para que se consideren todas estas particularidades al interior de cada una de las empresas, así como de los requerimientos de cada uno de los puestos de trabajo y por consiguiente de sus jornadas laborales conformes a estas. Luego, se deben tener implementados mecanismos de control (tecnológicos o por escrito) que permitan identificar claramente el horario que cumple cada colaborador en su jornada laboral diaria, para realizar de forma práctica e inequívoca la liquidación de dichas horas, evitando de este modo irregularidades laborales que deriven en sanciones e intereses en un futuro para la organización. Igualmente se debe tener en cuenta que con la reducción de la jornada laboral a partir del año 2023 implicaría que el tiempo de las horas extras se empiece a computar por el tiempo que exceda las 47 horas semanales.

Autor:

Jeison León Vélez

Contador Público