¿Sabías que el uso inadecuado de las notas crédito te puede hacer objeto de sanciones ante la DIAN? Te invitamos a leer el siguiente artículo para que estés a la vanguardia de las próximas fiscalizaciones por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (en adelante DIAN) y de esta forma mitigues el próximo régimen sancionador.
Con la entrada en vigencia del ecosistema de facturación electrónica, los organismos del estado tendrán más información y pruebas del giro ordinario de cada uno de los entes económicos, previéndose de esta forma un mayor recaudo por parte de la Nación y a su vez, una fiscalización a través de este mismo sistema y del Big Data, la cual será más eficiente, oportuna y milimétrica. De acuerdo a esto, y después de dos años de uso de la facturación electrónica en Colombia, la experiencia nos ha permitido observar cómo algunos contribuyentes hacen un inadecuado o mal uso de dicho sistema, generando consigo una serie de irregularidades y errores que serán objeto de sanción en los años venideros, teniendo en cuenta que la DIAN tiene entre 3 y 9 años para sancionar después de la conducta cometida, según los artículos 588 y 717 del estatuto tributario (en adelante E.T) y El artículo 402 del código penal.
El día de hoy abordaremos un soporte que anteriormente casi no se usaba y en la actualidad de los documentos electrónicos cobra vitalidad al ser “el de los ajustes” como es llamado en el argot popular las notas crédito (devoluciones en ventas), documento que la mayoría de los contribuyentes no le prestan la adecuada importancia que este tiene dentro del proceso de la organización. Por eso, traemos a colación el parágrafo 5 del artículo 657 del E.T para que sea leído con atención y detenimiento:
“Se entiende por doble facturación la expedición de dos facturas por un mismo hecho económico, aun cuando alguna de estas no cumpla con los requisitos formales del artículo 617, y sin que importe su denominación ni el sistema empleado para su emisión.”
Con esto, podemos observar como la generación reiterada y en grandes volúmenes de estas notas crédito nos pueden conducir a incurrir en esta conducta, la cual está sancionada en el mismo artículo con:
“Sanción de clausura del establecimiento…
- Por un término de tres (3) días, cuando se establezca que el contribuyente emplea sistemas electrónicos de los que se evidencie la supresión de ingresos y/o de ventas, lleva doble contabilidad, doble facturación o que una factura o documento equivalente, expedido por el contribuyente, no se encuentra registrado en la contabilidad ni en las declaraciones tributarias.
PARÁGRAFO 6. En todos los casos, si el contribuyente objeto de esta sanción se acoge y paga la siguiente multa, la Administración Tributaria se abstendrá de decretar la clausura del establecimiento, así:
…
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 2, una sanción pecuniaria equivalente al veinte por ciento (20%) de los ingresos operacionales obtenidos en el mes anterior a la fecha en que incurrió en el hecho sancionable.”
El subrayado es nuestro.
Evidenciándose de esta forma, lo perjudicial y onerosa que puede ser esta sanción para la empresa, por algo a lo que no se le presta la atención e importancia necesaria. Recordemos que el Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta establecido en la Resolución No. 000042 del 05 de mayo de 2020 tiene establecidos previamente en su numeral 6.2.5. los conceptos por los cuales se puede hacer Corrección de las facturas electrónicas:
Ahora bien, normativamente podemos apreciar las opciones para realizar este documento que en la praxis se puede dar por cualquiera de estos y solo se haría parcialmente, con la importancia de no tener que volver a realizar nuevamente toda la factura, si no, meramente la corrección, descuento o devolución parcial a realizar.
De otro lado, es importante tener en cuenta que con la entrada en vigor de los eventos de título valor a las facturas electrónicas, una vez la factura es aceptada por el comprador, esta no podrá ser modificada por Notas crédito o Débito. En concordancia con lo estipulado en la Resolución 0085 del 08 de abril de 2022.
Una vez aceptada la factura si se intenta realizar una nota para modificar la factura, la DIAN genera un mensaje de rechazo para la nota que se intenta transmitir.
Por lo que se debe validar el estado de los eventos de las facturas, antes de realizar alguna nota crédito o débito sobre las mismas. Es así, como traemos el ejemplo de nuestra plataforma de facturalo.com.co se puede realizar la consulta de los estados de los eventos, haciendo uso del link del CUFE contenido en el detalle de la factura emitida. De la siguiente forma:
O de lo contrario, se puede hacer uso del siguiente enlace dispuesto por la DIAN: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/SearchDocument con solo tener el CUFE de la factura electrónica se puede validar el estado de aceptación de la misma en la parte inferior, como podemos ver a continuación:
Para este caso, si se necesitara realizar una nota crédito a dicha factura, el mismo Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta de la Resolución No. 000042, contempla en su numeral 6.1.5.2. los tipos de notas crédito que se pueden expedir:
Código | Valor |
20 | Nota Crédito que referencia una factura electrónica. |
22 | Nota Crédito sin referencia a facturas. |
Teniendo que realizar para el caso en mención, una Nota Crédito con código 22: sin referenciar la factura a la cual se está afectando, pero con la salvedad que para controles internos la empresa puede optar por hacer la descripción en el campo de notas que también está habilitado, de igual forma como encontrarán habilitados los mismos 6 conceptos por los cuales va a realizar dicho soporte.
Finalmente, después de todo lo anterior, podemos concluir que normativamente la DIAN tiene dispuesto todos los canales para realizar este documento de la forma correcta y sobre todo ajustándose a la realidad económica de la empresa, desvirtuando las excusas a la hora de un requerimiento por parte de la autoridad tributaria.
Entonces, la invitación es a realizar una adecuada planeación financiera y tributaria, que para este caso consta de: primero revisar dicho procedimiento en cada una de nuestras organizaciones, prestarle la atención necesaria requerida por el mismo y realizarlo conforme al concepto real del hecho económico, esto implica una comunicación fluida y permanente entre el departamento de ventas y facturación, para que las facturas sean expedidas conforme a las condiciones pactadas de la venta (cantidades, valores y descuentos) y desde aquí se mitiguen errores. Segundo, en el evento de hacer notas crédito, estas concuerden con el ajuste a realizar, el cual nuestra experiencia nos muestra en la mayoría de los casos, se deben hacer por devoluciones parciales o descuentos aplicados, con lo que se debe hacer la nota crédito solo por dicho valor, el cual operativamente resta al valor inicial (establecido en la factura electrónica inicial), y deja la operación con un valor neto, adaptándose a la realidad de la operación, y no hacer el procedimiento fácil que realizan algunos contribuyentes: anulando toda la factura y volver a facturar de nuevo la operación; por lo que estaríamos violando los artículos descritos anteriormente y acarrear las grandes sanciones ya vistas.
Autor:
Jeison León Vélez
Contador Público
