A raíz de la entrada en vigencia del ecosistema electrónico exigido por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- y más precisamente en lo concerniente al tema de nómina electrónica y documento soporte, se han presentado ciertas dudas y ambigüedades por parte de nuestros clientes y lectores, por lo que aprovechamos este artículo para dar claridad al respecto y mitigar unas posibles sanciones que se pueden acarrear en un futuro.

En un tema tan álgido y crítico como es la contratación de empleados, debemos recordar cuándo se debe realizar su contratación en debida forma, lo cual está reglamentado con el artículo 23 del código sustantivo del trabajo “se requiere la concurrencia de tres elementos para que haya contrato de trabajo:

1. Prestación personal del servicio, es decir, realizada por sí mismo.
2. La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a este para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. 
3. Que exista un salario como retribución.”

Como se puede observar, el punto número dos es el que nos diferencia claramente cuando hay un contrato de trabajo a una prestación de servicios, debido a que, si un colaborador debe cumplir un horario estricto en cuanto a hora de entrada y salida, así como de garantizar su presencia por un tiempo determinado, estamos hablando claramente de que esta persona es un empleado del ente. Por lo cual, la invitación es a revisar esta particularidad en cada uno de sus contratos al interior de la organización, porque de lo contrario, se expondrá a sanciones, como se plantea en las siguientes situaciones:

• La empresa Malas Prácticas S.A.S tiene una persona vinculada por prestación de servicios, pero este cumple a cabalidad con los 3 requisitos anteriores para ser un empleado y a su vez recibe una remuneración por debajo del mínimo. En este caso, la primera sanción que se le impondrá al empleador será la de ajustar el pago salarial al salario mínimo mensual legal vigente con su correspondiente auxilio de transporte, retroactivamente por todos los años que la persona tuvo el vínculo. De acuerdo con el artículo 53 de la constitución política.

• En esta misma empresa se tiene un colaborador vinculado bajo contrato laboral con retribución de un salario mínimo, pero NO se le está pagando lo correspondiente a las prestaciones sociales (cesantías, intereses de cesantías, prima y vacaciones), de acuerdo a la sentencia de julio 18 de 1985 de la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia, y con los artículos 249, 306 y 307 del código sustantivo del trabajo que regula las cesantías, sus intereses y la prima de servicios respectivamente. Así como el artículo 186 que dictamina lo concerniente a las vacaciones. Por lo que el valor correspondiente que deberá pagar por estos conceptos para el año 2022 serán:

Posdata: si el empleado cumple con las condiciones para estar contratado por prestación de servicios, la ley no exige el pago de estos conceptos.

1. Igualmente, si el empleado ya no está en la organización y decide poner una querella correspondiente ante el inspector del trabajo (en la oficina de trabajo), se deberán pagar cada uno de estos valores de acuerdo al salario mínimo correspondiente por cada año, con el agravante de que se deberán pagar unos intereses de mora establecidos en el artículo 65 del código sustantivo de trabajo, los cuales consisten en una suma igual al último salario diario por cada día de retardo. Como por ejemplo, un empleado que estuvo vinculado hasta febrero del 2022 se le deberá pagar por intereses de mora $33.333 por cada día de retraso adicional.
2. Si sumado a lo anterior, el empleador no les está pagando la seguridad social al empleado (pensión, salud, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF) reglamentados en la Ley 100 de 1993 y la Ley 1562 de 2012, aparte de que deberá realizar estos pagos retroactivamente a cada una de las entidades donde la persona esté afiliada, durante el tiempo que él mismo tuvo vínculo con el ente; la empresa será sujeto de una multa del 5% por cada mes dejado de pagar y hasta 400 millones de pesos por dicho incumplimiento, conforme con el artículo 314 de la ley 1819 de 2016.

Por lo anterior, los invitamos a cada uno de ustedes a revisar estos tipos de vinculación que manejan, y a establecer la esencia sobre la forma de las actividades que desarrollan sus colaboradores; debido a que por “ahorrarse algunos pesitos” no terminen siendo autores de grandes sanciones y multas, no solo con la administración de impuestos (DIAN) por el rechazo de costos y gastos en las declaraciones, sino también con la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales -UGPP- que es el organismo encargado del seguimiento, colaboración y  determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social. 

Finalmente, con esta idea clara sobre la contratación, deben recordar realizar sus procesos de liquidación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) y la nómina electrónica para la DIAN. Para cumplir con estos procesos, QualityColombia te brinda múltiples soluciones en sus diversos planes, de una forma fácil, ágil y sencilla. ¡Consultanos!

Autor:

Jeison León Vélez

Contador Público