Generalmente, cuando iniciamos un nuevo año, nos ponemos gran cantidad de planes y metas por cumplir, la planificación es una de las mejores formas de mantenerte enfocado y orientado en tus propósitos, tanto laborales como personales.

Y en este caso, el manejo del tiempo toma gran valor para lograr nuestras metas a cabalidad, tanto en nuestros emprendimientos como en nuestras actividades personales.

La dimensión del tiempo es una dimensión muy particular, porque corre para todos por igual. Ninguno de nosotros sabe cuánto tiempo tendrá en su vida, pero sí sabe en qué momento finaliza un año e inicia el otro, finaliza un mes, una semana o un día.

Gestionar nuestro tiempo, viene a ser entonces la tarea más importante de todas. El tiempo es un don que aprendemos a administrar y del cuál podemos sacar el mayor provecho para nuestro crecimiento profesional y personal.

En el artículo anterior, hablamos de la importancia de la planificación y el planteamiento de objetivos para poder iniciar el año con un destino claro y con acciones definidas. Y cuando a nivel laboral, somos nosotros mismos los que manejamos nuestro tiempo, la planificación es crucial.

Ahora, es necesario que todos los objetivos que te planteas en tu emprendimiento a inicio de año, sean aterrizados en un calendario, orientados con acciones a largo, mediano y a corto plazo. Pero, no puede terminar todo ahí.

El tiempo puede ser nuestro aliado para cumplir los objetivos que nos planteamos. Y la optimización del tiempo, se hace necesaria.  Por eso te compartimos algunas estrategias que podrías tener en cuenta para administrar el tiempo de la mejor manera y acercarte a esos objetivos que te propones.

• Definición de metas, tareas, prioridades, plazos.

Debes tener muy presente la programación de tu plan de acción. Filtrarlo por sus metas a largo, mediano y corto plazo. Y definiéndolo en el calendario en base a las prioridades de tu emprendimiento.

En las tareas a corto plazo, por ejemplo, podrías ser aún más detallado: En una agencia de diseño se tiene como objetivo anual, el aumento de sus seguidores en redes sociales y de tráfico en su página web. Por lo tanto, entre sus objetivos a corto plazo, se encuentra la creación de contenido de valor para que su comunidad aumente y se interese por sus servicios. Semanalmente, deben organizarse para dedicar determinada cantidad de horas (ej: 2 horas diarias de lunes a viernes) a la creación de contenido e interacción con su comunidad. 

Recuerda que debes conocer cuáles son los procesos de tu emprendimiento y los pasos que se abordan por cada proceso, de esta manera los puedes alinear a los objetivos y acciones.

• Tener presente las tareas a largo plazo, y así no perder el rumbo en las de corto plazo.
  
  En nuestra cotidianidad laboral, debes tener a la vista tanto tus objetivos como tus tareas a largo plazo. Y definirte objetivos diarios para lograr los de corto plazo.
  
  Lo ideal, antes de iniciar tu día laboral, es tener presente las tareas que se abordarán. Por eso el manejo de una agenda física o digital, será una herramienta valiosa. Uno de los métodos que mejor funciona para definir tus tareas diarias y semanales, es el checklist o lista de chequeo.
  
  El checklist es un método de planificación que te permite enumerar las tareas en una lista, puedes clasificarlas en tiempo y marcar las tareas que van siendo realizadas.
  
  En el caso de trabajar junto a un equipo, debes tener muy claras las tareas divididas, y la manera en la que se realizan. Cuando te planteas objetivos en conjunto, todas las acciones deberían estar enfocadas a cumplir los objetivos.

• Definir prioridades. Aprender a diferenciar entre lo urgente y lo importante. 

Esta estrategia, en teoría, resulta sencilla. Pero cuando te sumerges en las actividades diarias, puede resultar bastante compleja.

Una de las razones por las que usualmente nos desviamos en el cumplimiento de objetivos, es porque terminamos dedicando más tiempo a lo urgente, los asuntos que deben ser resueltos a último minuto. Y dejamos de lado lo realmente importante, los asuntos que van alineados con tu plan de acción y objetivos.

Ahora, hay una matriz, llamada la matriz de Eisenhower o matriz de administración del tiempo que nos puede servir de filtro cuando se nos presentan ambos asuntos a la vez.

• Plantearse objetivos semanales y diarios.
  
  Como ya hemos mencionado antes, es necesario que te definas objetivos semanales y diarios, que te permitirán mantenerte enrutado al cumplimiento de los objetivos mensuales, trimestrales y anuales.
  
  Estos objetivos los podrías definir de la misma manera en la que te planteaste los anuales, teniendo en cuenta cada área (comercial, de producción, administrativo, contable, entre otros) de tu emprendimiento y los procesos que ahí se realizan.

• Automatizar.
  
  Por último, existen procesos o tareas recurrentes en tu emprendimiento que pueden ser automatizados. La automatización consiste en la implementación de tecnología para la realización de estas tareas frecuentes.
  
  La tecnología es uno de los mayores aliados para la optimización del tiempo, y  existen infinidad de procesos que se pueden resolver de manera más práctica y sencilla.
  
  Cuando implementamos herramientas tecnológicas en nuestro emprendimiento, estamos abriendo paso a nuestro crecimiento y preparándonos para la recepción de mayor cantidad de clientes y ventas.
  
  Si dentro de los objetivos que te has planteado para este año, está la optimización del tiempo en tus áreas administrativas y contables. 

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Concluyendo, la optimización del tiempo es fundamental para el cumplimiento de tu plan de acción y el desarrollo de tu emprendimiento. Recuerda que estas estrategias son generales y debes elegir y aplicar las que más se adapten a tu emprendimiento y sus procesos. No hay una fórmula secreta para gestionar el tiempo, pero sí infinidad de métodos que te ayudarán en ese camino.

Escrito por: Stephanie Prieto
Cofundadora de Kometa Creativa.