Gestionar una pyme debe ser una de las cosas más desafiantes que hay en el mundo. Se trata de resolver múltiples problemáticas y no perder la cabeza en el intento: 

¿Cuánto me deben mis clientes? y ¿Quiénes son? ¿Qué prospectos me he puesto en contacto ya? y ¿Con cuáles clientes debo agendar una reunión?  ¿Cuáles son mis tareas pendientes de la semana? y ¿Cuáles ya complete? ¿Cómo haré los diseños de mis publicaciones en redes sociales? ¿Tengo dinero para pagar la nómina? o acaso ¿Me alcanza para pagar a mis proveedores? 

Al final del día cada una de las anteriores preguntas se pueden resolver con cierto nivel de esfuerzo pero el tiempo (nuestro recurso más valioso)  será determinante a la hora de completar la tarea, entre más rápida sea su ejecución, más tiempo podré dedicar al crecimiento de mi negocio. Es en este punto donde la tecnología se puede convertir en nuestro principal aliado, y no, no es necesario tener mucho dinero para tener herramientas de punta, ya que existen en el mercado soluciones tecnológicas que tienen un potencial enorme y que, además, se adecúan perfectamente a los negocios pyme. En este listado se han seleccionado las 7 mejores herramientas online gratis (o casi) de gestión de pymes:

Trello, la solución para una planificación sencilla 

Una herramienta gratuita de gestión de proyectos que ha alcanzado una gran popularidad en los últimos años es Trello, el tablero que ayuda a gestionar los flujos de trabajo de los equipos. Esta herramienta destaca principalmente por su facilidad de uso y por su simpleza visual. Gracias a un sencillo desplazamiento de tarjetas, es posible saber en qué fase se encuentra cada persona y si se está produciendo un avance en el proyecto.

Entre las ventajas de Trello está la posibilidad de compartir archivos y dejar comentarios entre compañeros de equipo. Además Trello ofrece multitud de integraciones con las últimas aplicaciones del mercado. La versión gratuita es muy completa, ya que incluye tarjetas ilimitadas, miembros ilimitados, hasta 10 tableros y almacenamiento ilimitado de 10MB/archivo. Se trata de una buena opción muy intuitiva, ideal para equipos de tamaño pequeño y mediano.

Calendly, programación sencilla de eventos

Una plataforma que te permite programar y gestionar citas online en tan solo unos pocos clics. Dentro de la plataforma, puedes crear tus propios eventos. Cada uno de ellos con sus respectivos horarios disponibles, en función de tus propios horarios.

Además, da igual el país en el que te encuentres o en el que se encuentre la persona con la que tengas que realizar la reunión; Calendly modifica los horarios en base a la localización de cada persona. Es tan simple como crear un evento, configurarlo, compartir la URL del evento y dejar que las citas se programen y gestionen de forma automática.

Hubspot, un CRM gratuito y simple

¿Pero qué es un CRM? CRM quiere decir Customer Relationship Management —”Gestión de Relaciones con el Cliente” en español—, y es un programa que reúne todos los datos de una empresa y de sus clientes, con la finalidad de poder administrarlos para facilitar el cierre de ventas; lo que incluye una base de datos y procesos como la calificación de leads y el seguimiento de las oportunidades de venta.

HubSpot funciona como una suite de marketing y ventas completa, que sigue la metodología inbound con la finalidad de que las empresas puedan satisfacer las necesidades de sus clientes, ofreciéndoles experiencias valiosas y únicas. Adicionalmente posee un software de atención al cliente con tickets, feedback de clientes y una base de conocimiento.

Miro, una pizarra colaborativa para pymes 

Para aquellas pymes en las que los procesos creativos cobran importancia, la pizarra colaborativa virtual de Miro es una buena opción. Esta plataforma de colaboración visual ayuda a crear y planificar proyectos de inicio a fin. Gracias a su lienzo colaborativo infinito, es posible generar lluvias de ideas de equipos remotos sin ni siquiera ser consciente de la distancia. A nivel de diseño y organización del flujo de información, se trata de una herramienta muy innovadora que cumple con todos los principios de las metodologías ágiles. Si cuentas con equipos creativos localizados en remoto, Miro es una de las mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos para pymes que actualmente existen. 

Valtia, factura y administración sencilla

Una plataforma hecha a la medida de las necesidades administrativas y contables de las pymes. Puedes facturar, controlar tus inventarios y entender si tu negocio gana o pierde dinero al instante. Incluye un sistema pos, facturación electrónica, nómina electrónica, control de inventarios y  contabilidad, todo en un solo lugar y por precios que inician desde los $ 5.000 (1.5 USD) 

Es una herramienta ideal para dejar de invertir tiempo en tareas administrativas y comenzarlo a invertir en tareas que realmente aportan. Además, si deseas adquirir más funcionalidades, esta fantástica herramienta para la gestión de pymes especializada en contabilidad dispone de planes superiores muy económicos.

Por último cuenta con un periodo de prueba de 7 días para que puedas conocer todas sus ventajas y para saber si se ajusta a las necesidades de tu empresa. 

Canva, la herramienta de diseño para no diseñadores

Canva es una herramienta de diseño gráfico que te ofrece plantillas online gratis y pagas para crear tus propios diseños. Cuenta con una interfaz atractiva, intuitiva y fácil de usar, además de muchísima variedad: 8.000 plantillas con las que formar más de 100 tipos de diseño: desde flyers e infografías a imágenes para redes, emails y carteles. Su gran ventaja es que pone en manos de los “no diseñadores” la posibilidad de crear contenidos sencillos con el fin de poder implementar sus objetivos.

La forma principal de utilizar Canva para los negocios es incorporarlo a su diseño y desarrollo, creando contenido atractivo que convence a los clientes potenciales y fideliza a los ya existentes. Solo necesitas escoger las imágenes, las tipografías y los colores perfectos que se adecuen al estilo que deseas transmitir.

Slack, el chat empresarial 

Es una plataforma de mensajería, basada en canales, donde las personas pueden trabajar de una manera mucho más cómoda y efectiva, dentro de un entorno empresarial seguro y confiable. La plataforma permite a sus usuarios conectar todas sus herramientas y servicios de software, para encontrar fácilmente la información que necesitan y, así, llevar adelante sus proyectos de trabajo, sin demoras u obstáculos. 

Al hablar sobre lo que es Slack, hacemos referencia a un espacio de trabajo en la web, donde los miembros de un equipo o proyecto tienen la posibilidad de comunicarse y trabajar juntos de forma completamente dinámica y fluida. Imagina que se trata del chat de una red social, en el cual puedes tratar diversos temas (principalmente laborales, aunque también puede utilizarse para hablar de temas más distendidos, que fomenten la unión del grupo de trabajo). La comunicación fluida hará más fáciles la culminación de proyectos y tareas pendientes.

Así como las herramientas anteriormente mencionadas hay muchas más en la web que resuelven problemas específicos de cada tipo de negocio, lo más importante es estar abierto a investigar y a probar, créanme valdrá la pena invertir algo de tiempo al inicio para implementarlas, el retorno de la inversión en tiempo hará que puedan dedicarse a la tarea más importante que tienen: Hacer crecer su negocio.

Autor:

Álvaro Londoño