¿Cómo saber si debo implementar POS Electrónico?

A través de la resolución 165 del 01 de noviembre de 2023, la DIAN realiza la implementación de la integración de los documentos equivalentes a factura, que hoy en día se emiten en Colombia de forma física en papel, migrando al ecosistema de facturación electrónica que ya cumple 5 años de operación en el desarrollo tecnológico que ha implementado la DIAN.  

Desde Valtia queremos resolver varias de las preguntas que se plantean al respecto y en particular, sobre el POS electrónico el cual técnicamente es conocido como Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual hace parte del listado de documentos equivalentes que se convertirán en electrónicos durante el año 2024.

 

¿Qué son los documentos equivalentes?

Los documentos equivalentes son aquellos que pueden expedir quienes estén obligados a facturar cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios específicos y prestan un efecto equiparable a la factura sin estar denominado expresamente como factura.

El emisor debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables. Es decir, estos documentos cumplen la misma función que una factura de venta, permitiendo justificar una transacción y al mismo tiempo generar la deducción de costos y gastos a favor del comprador.

 

¿Cuáles documentos equivalentes se convertirán en documentos electrónicos?

En Colombia existen diferentes tipos de documentos equivalentes, los cuales pasarán a ser electrónicos durante el año 2024, estos documentos son los siguientes.

  • El tiquete de máquinas registradoras con sistemas POS.
  • La boleta de ingreso al cine,
  • El tiquete de transporte de pasajeros.
  • El extracto bancario,
  • El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros,
  • El documento en juegos localizados,
  • La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados,
  • El documento expedido para el cobro de peajes,
  • El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores,
  • El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities,
  • El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios,
  • La boleta de ingreso a espectáculos públicos,

¿Qué es el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.?

Entre los documentos de mayor impacto a nivel empresarial se encuentra el Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., ya que es usado en todos las empresas que utilizan ventas en mostrador, tales como: papelerías, restaurantes, supermercados, panaderías y muchas otras. Este documento en su calidad de electrónico debe ser generado a través de un software de punto de venta para ser validado de forma inmediata por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y debe ser entregado, inmediatamente al momento de la venta al comprador con sus datos de verificación, hora y fecha de validación y el QR de localización en la DIAN entre otros requisitos.

Si usted es facturador electrónico y expide tiquetes de máquina registradora con sistema P.O.S, como soporte de las ventas, deberá implementar el nuevo documento equivalente electrónico P.O.S.

 

¿El Documento equivalente P.O.S tiene algún límite de valor?

Desde el 01 de mayo de 2023, la DIAN implementó  el límite de 5 UVT que se debía aplicar en el P.O.S tradicional. Este límite obligaba que aquellas ventas, antes de impuestos, que superaban las 5 UVT, debían ser realizadas a través de factura electrónica. A partir del primero de mayo de 2024 este límite fue desapareciendo gradualmente hasta el 01 de julio de 2024, de acuerdo los calendarios de implementación del P.O.S electrónico. Entonces, el Nuevo Documento P.O.S. Electrónico no tiene un límite, por lo que se debe expedir independientemente del valor de la operación.

 

¿Cuáles son los beneficios del POS electrónico?

El P.O.S. Electrónico permite al comprador soportar los impuestos descontables de IVA, costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, siempre y cuando el documento identifique al comprador. Es decir que el consumidor podrá soportar sus compras tanto por factura electrónica como por el documento equivalente P.O.S electrónico y no será necesario usar de manera exclusiva la factura electrónica, sólo basta con registrar en el documento electrónico el NIT del comprador. 

 

¿Cuáles son las fechas límite de implementación del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S?

El calendario oficial inició el primero de mayo de 2024, iniciando con los grandes contribuyentes en su primer grupo, continuó con el segundo grupo con los declarantes de renta y finalmente el primer día de julio comenzó la obligatoriedad para el Tercer grupo del calendario que son los demás contribuyentes obligados a facturar que no pertenecían al primer ni al segundo grupo.


¿A qué ventas se les realiza el documento electrónico?


La factura electrónica POS debe entregarse por toda venta realizada, sin importar el monto y su naturaleza, cada transacción debe ser enviada y aprobada por la DIAN para después proceder a entregar la factura al cliente, todo esto debe pasar antes de que el comprador salga del establecimiento.

 

¿Quiénes deben facturar electrónicamente o usar POS electrónico?

De acuerdo a la normatividad, los obligados a generar factura electrónica o documento electrónico POS son los siguientes:

 

  1. Todas las personas jurídicas.
  2. Los responsables del impuesto sobre las ventas – IVA.
  3. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
  4. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales y presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera y que sus consignaciones bancarias, contratos de venta o servicios, inversiones o ingresos brutos totales sean superiores a 3.500 UVT. ($164.727.500 año 2024), con excepción de:

    – fondos de empleados,

    – cooperativas de ahorro y crédito,

    – los organismos cooperativos de grado superior,

    – las instituciones auxiliares del cooperativismo,

    – las cooperativas multiactivas e integrales,

    – bancos,

    – corporaciones financieras,

    – corporaciones de ahorro y vivienda

    – las compañías de financiamiento comercial.

    – personas naturales en calidad exclusiva de asalariados,

    – prestadores de servicios desde el exterior,

    – Juntas de acción comunal siempre y cuando no requieran devolución o compensación de impuestos.

  5. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales y que sus consignaciones bancarias, contratos de venta, inversiones o ingresos brutos totales sean superiores a 3.500 UVT. ($164.727.500 año 2024).
  6. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas – IVA.
  7. Contribuyentes que son voluntarios de facturación electrónica que cuenten con la responsabilidad 52 en su RUT.
  8. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE.
  9. Personas Naturales con más de un establecimiento de comercio.
  10. Personas Naturales que desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, o cualquier otro sistema de explotación de intangibles.
  11. Personas Naturales que sean usuarios aduaneros.

¿Debo implementar documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S o puedo usar sólo la Factura Electrónica?

La norma exige que el obligado a facturar transmita sus ventas de forma electrónica, sin distinción de cuál de los dos documentos utilice, entonces se puede optar por implementar los dos o cualquiera de los dos documentos..

 

 ¿Qué necesitas para emitir el documento equivalente POS electrónico?

Sólo debes contar con un software de punto de venta como Valtia, estar habilitado como facturador electrónico y contar con una resolución de facturación POS, expedida por la DIAN. Si no sabes cómo hacerlo, en Valtia te asesoramos y te habilitamos sin costo. 

 

¿Cómo se hace una factura POS en Valtia?

Valtia cuenta con transmisión en tiempo real hacia la DIAN y podrás imprimir de inmediato tu tirilla P.O.S con QR de validación sin demoras. En cuestión de segundos, podrás entregar la tirilla P.O.S con todos sus requisitos de ley.

Como puedes ver, la implementación de documentos equivalentes electrónicos ya es un hecho y a través de Valtia puedes cumplir con esta y todas los requisitos de la DIAN para que estés al día y sin preocuparte. Contacta a nuestro equipo comercial al correo electrónico comercial@valtia.com.co o dejamos un mensaje a través de nuestro apartado de contáctenos en nuestra página web.

 

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