A lo largo del camino emprendedor es común que muchos pasemos por momentos de agobio. Son tantas las actividades y responsabilidades dentro del mundo empresarial: liderar un equipo, tomar decisiones, supervisar las finanzas, desarrollar los productos/servicios, gestionar las ventas y relaciones con los clientes, crear estrategias de marketing, entre otras más; que en algunos casos nos podemos sentir tan abrumados/as por lidiar con mil cosas a la vez, al punto que se nos dificulta procesar información y llevar a cabo nuestras tareas diarias.
¿Te resulta familiar esta situación? Es normal que siendo dueño/a de negocio pases por sensaciones de estrés y sobrecarga mental. Lo importante es entender que existe una solución para que retomes el control y potencies tu productividad significativamente, creando tu segundo cerebro.
¿Qué es un segundo cerebro?
Seguramente te estarás preguntando a qué nos referimos con crear un segundo cerebro, pues puede sonar un poco extraño o incluso extravagante, pero te lo explicamos.
El concepto de “second brain” o “segundo cerebro” se popularizó en el área de productividad y organización gracias al libro “Crea tu segundo cerebro” de Tiago Forte. Tiago propuso y desarrolló este concepto como parte de su metodología de productividad personal. Esta metodología se basa en el uso de herramientas digitales para capturar, organizar, resumir y exteriorizar información de manera más efectiva en herramientas y sistemas externos.
A pesar de la potencia excepcional de nuestro cerebro, este tiene limitaciones en su capacidad de almacenamiento y procesamiento de información, por lo que cuando se externaliza en sistemas externos parte de nuestra carga cognitiva, podemos liberar espacio mental para la creatividad, la resolución de problemas, el pensamiento estratégico y así, aumentar y mejorar nuestra productividad y organización.
Diariamente solemos consumir mucha información, entre podcasts, videos, libros, artículos, documentales, publicaciones, etc. La cantidad de esta información puede variar según el estilo de vida, profesión, intereses y el acceso a la tecnología que cada uno tenga. Sin embargo, es mucha más información de la que nuestro cerebro en ocasiones puede gestionar.
Por ejemplo, cuando escuchamos un podcast o vemos un video y queremos resaltar una frase que se mencionó allí, simplemente decidimos que vamos a recordarla más adelante y ya está. Damos por hecho que nuestro cerebro entre tanta información que recibe diariamente, va a poder recordar, a lo largo de los meses, la frase tal cuál la escuchamos en dicho episodio. Sin embargo, es poco probable que esto suceda.
La solución a este problema es escribir absolutamente todo. Una opción, es tener un cuaderno de notas, el conocido Commonplace Book, utilizado por escritores, artistas, académicos y pensadores a lo largo de la historia (Leonardo Davinci y Taylor Swift son algunos ejemplos). Este cuaderno o libro se utiliza como herramienta para registrar, recopilar, organizar y almacenar información relevante como frases, fragmentos, ideas, dibujos, esquemas u otra información que consideremos valiosa. De tal manera que sirva como fuente de creatividad o de estudio para cuando queramos crear algo o iniciar un proyecto. De este modo, no pasaremos horas pensando qué hacer, qué escribir, qué dibujar o qué crear; simplemente acudiremos a nuestra fuente de ideas y creatividad.
No obstante, mantener un cuaderno físico o un sistema de manera análoga, puede ser complicado de sostener en el tiempo, ya sea por su limitación de espacio, el riesgo de que se pierda o sufra algún daño, la dificultad para organizar su contenido y la búsqueda de información posterior. Por lo que hacer un Commonplace Book digital se convierte en una excelente opción.
¿Cuál es el propósito de tener un segundo cerebro?
Probablemente, si no eres artista, filósofo, pintor o tu trabajo no está relacionado directamente con la creatividad, estarás pensando cómo esta metodología puede funcionarte a ti, que eres un empresario y dueño de un negocio.
Primero, partamos de que todos los oficios u ocupaciones hoy en día, requieren de algún tipo de trabajo basado en el conocimiento, en la gestión de información. Justo Tiago Forte dedica una gran parte de su libro a explicar el movimiento del conocimiento, que implica la entrada (input), el proceso (processing) y la salida (output) de información. Es decir, el camino o el proceso que recorre la información desde que se captura, se procesa y al final, se utiliza de manera eficiente y efectiva.
Segundo, contar con un “second brain” o segundo cerebro en el ámbito empresarial trae consigo varios beneficios:
- La facilidad para gestionar la información relevante de tu negocio en una plataforma centralizada con acceso rápido y evitando la pérdida de datos importantes.
- La organización a la hora del seguimiento de proyectos en curso, monitoreando su progreso y asegurando que se cumplan los objetivos propuestos.
- La mejora de productividad aliviando la carga cognitiva al transferirla al segundo cerebro, destinando más energía y enfoque a la innovación, la toma de decisiones estratégicas y la solución de problemas.
- La toma de decisiones más informadas y justificadas.
- La colaboración y trabajo en equipo con un segundo cerebro compartido en el que todos puedan capturar información relevante y actualizada, colaborar en los mismos proyectos, compartir ideas y mejorar su comunicación.
¿En qué consiste la metodología del Segundo Cerebro?
La metodología del “Second Brain” está dividida en 4 partes, el sistema CODE: “C” de capturar, “O” de organizar, “D” de destilar, y “E” de expresar.
- Capturar: Consiste en capturar la información. Tu cerebro está para generar ideas, crear, tomar decisiones, hacer conexiones, disfrutar, relajarse, no para almacenar información y luego intentar recordarla. Cuando utilizas un sistema para capturar toda la información que consideras valiosa e importante, reduces los niveles de estrés a los que podrías exponer a tu cerebro.
Si tienes un día agitado en tu empresa con varias reuniones, encuentros con proveedores, citas con clientes o pendientes por realizar, deberías estar enfocado/a en la presentación y los proyectos en curso, y no tener que estar recordando tu horario, lo que sigue en tu agenda o las tareas que debes hacer a cada hora. Para eso tienes un sistema de organización como un calendario o una “to do list” (lista de cosas por hacer). De esta manera tu jornada será mucho más productiva y práctica.
Sin embargo, lo que propone esta metodología va mucho más allá: capturar toda idea que generemos, cualquier pensamiento con el que resonamos, así como cualquier información que consideremos valiosa y que nos pueda servir más adelante en el desarrollo de algún proyecto. Frases y fragmentos en libros, artículos, podcasts, videos, documentales, películas, etc.
¿Dónde consolidar toda esta información? En aplicaciones para tomar notas en los dispositivos móviles, tabletas o computadores. También puedes utilizar herramientas como Kindle o Instapaper que son aplicaciones para leer libros, artículos o revistas y en las que puedes resaltar frases o párrafos para luego acceder a ellos cuando quieras. Incluso puedes integrar la información de estas dos apps en un solo lugar, Readwise, que te permite importar y sincronizar las notas resaltadas en tu Kindle, Instapaper u otras aplicaciones como iBooks y Pocket. A su vez, desde Readwise puedes exportar la información a Notion o Evernote.
En este caso te recomendamos Notion, herramienta que te permite organizar prácticamente toda tu vida en un solo lugar. En ella puedes no solo consolidar las notas, frases, pensamientos e ideas, sino que puedes crear documentos, calendarios, recordatorios, lista de tareas, hacerle seguimiento a tus actividades diarias como trackear tu ejercicio, hábitos, llevar un diario de comidas, tomar apuntes y organizar temas de estudio, entre otras opciones más. Puedes acceder a ella en cualquier momento y lugar usando tu teléfono celular, tablet, laptop o computador. Incluso puedes compartir y colaborar en tiempo real con más personas de tu equipo.
- Organizar: Después de consolidar toda esta información, se necesita un sistema de organización. La manera incorrecta que usan muchas personas es organizarla dependiendo del lugar donde encontraron la información. Por ejemplo: frases de libros, apuntes de reuniones, notas de podcasts, etc. Pero resulta que esta es una metodología poco útil.
Lo que recomienda Tiago en su libro es que se organicen por aplicabilidad o capacidad de acción. Es decir, donde podamos utilizar potencialmente esta información. Si estás tomando notas en las reuniones o retros semanales de tu empresa, en vez de organizarlas por fechas en una carpeta o página llamada “Retroalimentación semanal”, es preferible que las organices en una llamada “Cultura empresarial”, “Libro de procesos” o cualquier otro proyecto en el que junto a tu equipo se encuentren trabajando en su actualización, estructuración o creación. En resumen, en vez de organizar la información por temas, debes organizarlas por proyectos.
- Destilar: Aún teniendo organizada la información por proyectos, siguen siendo anotaciones, frases y notas sueltas. Por lo que es importante extraer, sintetizar o resumir la información, identificando los puntos claves o el elemento fundamental de cada cosa que anotamos. Tiago se refiere a este método como “Resumen progresivo”, que consiste en resaltar de manera más profunda o potenciada la información capturada, lo que facilitará su comprensión y procesamiento. Esta extracción o resumen se puede realizar por medio de esquemas, diagramas, notas o cualquier formato que te resulte eficaz.
- Expresar: La última etapa consiste en mostrar tu trabajo o darlo a conocer. Si no expresas de alguna manera todas estas ideas o le muestras tu conocimiento al mundo, ya sea compartiendo una presentación, capacitando a tu equipo de trabajo, proponiendo un nuevo proyecto, estrategia o metodología, creando un nuevo producto, servicio o algo de mucho valor para ti, tu trabajo o tu familia; toda la información consolidada no servirá para nada, no tendrá ningún uso. Lo ideal es aprovechar al máximo la información almacenada en tu segundo cerebro, para lograr tus objetivos profesionales o personales.
Recomendaciones útiles para mantener un segundo cerebro
Por último, te brindamos algunos consejos prácticos que te ayudarán a mantener tu segundo cerebro de manera efectiva:
- Establece un sistema de captura rápida de información, con aplicaciones y herramientas accesibles que te permitan consolidar toda la información importante que surja en cualquier momento.
- Fija una rutina de revisión y actualización constante para verificar que la información se encuentre correctamente organizada y elimina aquella que ya no consideres relevante.
- Experimenta y prueba diferentes herramientas, aplicaciones, métodos y técnicas para dar con la que mejor se adapte a tu estilo de trabajo y a las necesidades de tu negocio.
- Mantén un equilibrio entre capturar la información y tomar acción.
- Sé cuidadoso/a a la hora de capturar información para no abrumarte con demasiado contenido. Antes de capturar pregúntate primero si esta información realmente es relevante y útil para tus proyectos y objetivos.
Como pudiste notar a lo largo de este artículo, adoptar la metodología del segundo cerebro te será de gran ayuda para mantenerte enfocado/a en lo que realmente es importante para ti y tu negocio. Al liberar espacio mental podrás mejorar la productividad, la organización, la creatividad, la solución de problemas, la generación de ideas, la toma de decisiones estratégicas, la colaboración y la comunicación con tu equipo de trabajo. Sin dejar de lado el gran impacto a tu bienestar en general.
Ahora, es el momento de que pruebes y experimentes con esta metodología, adaptándola a las necesidades, estrategias y preferencias de tu empresa y tu equipo de trabajo.
Escrito por Liliana Zabala Camacho
Co-fundadora y Social Media Specialist
Agencia digital, Kometa Creativa.
@kometacreativa
