En esta época decembrina y de fin de año, en la que todos anhelamos compartir dichas festividades y regocijarnos en familia, no se debe dejar pasar por alto, el cierre que también deben de hacer las empresas tanto en asuntos contables como tributarios, por esto en el presente artículo queremos darles los principales aspectos que se deben considerar para este importante lección, y así, puedan revisar cada uno de los temas presentados en su organización, con el fin de mitigar los errores más recurrentes de los contribuyentes y por los cuales la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- realiza requerimientos, en los cuales, normalmente impone sanciones:

1. Conciliación de Ingresos: resulta pertinente validar si los ingresos coinciden con los valores reportados en todas declaraciones presentadas a los organismos respectivos, como son: IVA, Autorrenta, Impuesto al consumo, anticipos del Simple (cuando aplique) e Industria y Comercio en caso de presentarse bimestral, o con el borrador de la declaración que se recomienda dejarlo preparado de una vez. Esto con el fin de guardar homogeneidad e integridad en todas las declaraciones y así evitar requerimientos a futuro por inconsistencias en dichas declaraciones. Lo cual debe estar armonizado con los artículos 24 al 57 del estatuto tributario (en adelante E.T). Y para el caso de las personas que vendieron por medio de los documentos P.O.S se aconseja comprobar si se cumplió con el requisito de facturar electrónicamente todas las ventas mayores o iguales a 5 UVT, de acuerdo con Resolución 001092 del 1 de julio de 2022 (si tienes dudas en esta materia no olvides consultar nuestro articulo referente a este tema: https://valtia.com.co/2023/03/22/atencion-facturadores-pos-a-facturar-electronicamente-ventas-mayores-o-iguales-a-5-u/ ).

2. Tipificación de los gastos: recordemos lo señalado por el artículo 107 del E.T, donde reglamenta que las compras y gastos deben tener necesidad, causalidad y proporcionalidad. Además, se debe revisar si durante todo el año 2023 efectivamente se recibieron las facturas electrónicas con validación previa por todas las expensas originadas por la empresa, a raíz, de ser el único comprobante que podemos recibir por parte de los obligados a facturar, o en el caso de los no obligados a facturar aplican los documentos soporte (los cuales describiremos más adelante), para que puedan ser procedentes como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables. Asimismo, rememorar que los documentos P.O.S No sirven para soportar costos y gastos e impuestos descontables en las declaraciones de renta e IVA respectivamente. Lo anterior lo establece el decreto 358 de marzo de 2020. Por este motivo, a todo obligado a facturar se le debió exigir la factura electrónica.

3. Aceptación de las facturas electrónicas (RADIAN): de otro lado, si tuviste compras en las cuales se dio una operación a crédito o que se otorgó un plazo para el pago de la misma, se deberá surtir el proceso de aceptación o acuses de estas facturas electrónicas, el cual comprende: el acuse de recibido de la factura, el recibido de los bienes o servicios adquiridos y la aceptación expresa o tácita de la factura electrónica. De igual modo, los sujetos No obligados a expedir factura o documento equivalente también deberán surtir el procedimiento descrito, para lo cual deberán habilitarse previamente como facturadores electrónicos. Con el fin de cumplir lo advertido en la resolución 085 del 2022.

4. Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar: en el caso de haber tenido transacciones con personas no obligadas a facturar, ten presente la realización del documento soporte electrónico en dicha transacción para que sirva como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, según lo indicado en la resolución 167 de 2021. Sin embargo, en el caso de los gastos financieros y los servicios públicos se pueden seguir contabilizándose o causándose como una factura de compra o gasto normal, sin necesidad de utilizar el documento soporte electrónico, gracias a el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto único reglamentario 1625 del 2016. En caso de tener alguna duda con este contenido, puedes consultar nuestro articulo: https://valtia.com.co/2022/05/27/dudas-para-realizar-el-documento-soporte-en-adquisiciones-efectuadas-a-no-obligados-a-facturar-2/.

5. Efectuar cierre de facturación: este importante aspecto debemos contemplarlo al interior de nuestras organizaciones, tal y como lo hacen las grandes industrias, ya que a la luz del artículo 616 – 1 del E.T se estableció que todas las facturas electrónicas de venta para su reconocimiento tributario deben ser validadas previo a su expedición, por la DIAN. Por lo cual, la factura electrónica de venta solo se entenderá́ expedida cuando sea validada y entregada al adquirente; en consecuencia, si hay facturas de diciembre que fueron validadas por la DIAN en el mes de enero, se debe evaluar si efectivamente se pueden contabilizar en el mes de diciembre teniendo en cuenta los principios de realización y causalidad contable. Este procedimiento se deberá surtir tanto para las compras como para las ventas ejecutadas.

6. Nomina: tal y como vimos en nuestro artículo “Dudas frecuentes al presentar la nómina electrónica” https://valtia.com.co/2023/10/18/dudas-frecuentes-al-presentar-la-nomina-electronica/ son varios los requisitos que se deben cumplir en este complejo tema, por esta razón vale la pena resaltar cuestiones como pago y/o devengo de prestaciones sociales y seguridad social que deben estar cancelados a más tardar antes de la presentación de la declaración de renta del año en mención, según el al artículo 664 del E.T. También, en caso de que se paguen valores adicionales al salario básico se deben revisar los artículos 127 y 128 del código sustantivo del trabajo para analizar que no hagan parte de la base para el pago de las prestaciones sociales.

7. Seguridad social en la prestación de servicios: se debe cumplir que en la contratación de servicios (transporte, honorarios, asesorías o mano de obra) acaecidos por la empresa, por un valor superior a un salario mínimo mensual legal vigente (valor para el año 2023 $1.160.000) se tenga el soporte del pago de la seguridad social del proveedor como aportante independiente. De acuerdo con el artículo 9 Decreto 3032 del 2013, el contratante deberá verificar los aportes a seguridad social por cada pago que haga por concepto de contrato de prestación de servicios, para que pueda ser procedente como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

8. Bancarización: después de que las compras y gastos hayan cumplido con los requisitos anteriores, se debe proceder a validar la aplicación de que los pagos se hayan realizado mediante canales financieros, siempre y cuando los pagos a cada proveedor superen las 100 Unidades de Valor Tributario -UVT- ($4.241.000 para el año 2023) en el año y demás cálculos establecidos en el artículo 771-5 del E.T. *Tip: es recomendable evaluar lo expresado por el Consejo de Estado en su sentencia 26676 del 2023 en caso de tener inconvenientes con la aplicación de este requisito.

9. Autorrenta: es oportuno verificar que a todos los ingresos del año se les haya practicado dicha retención, en caso de estar obligado a hacerlo. En caso afirmativo y realizaste cumplidamente la autorretencion a título del impuesto sobre la renta y complementarios mes a mes durante todo el año, recuerda que estos pagos operan como anticipos, por ende debes llevarlo como un descuento del impuesto de renta, logrando que este impuesto disminuya. Según lo dispuesto por el Decreto 2201 de 2016.

10. Retenciones Practicadas: es necesario que todas esas retenciones practicadas a lo largo del año por nuestros clientes, estén certificadas por los agentes de retención, tal y como lo expresa el artículo 374 del E.T. para que se puedan descontar del impuesto de renta, y lograr que este disminuya. En caso de tener diferencias entre lo contabilizado y lo certificado, se sugiere hacer conciliaciones con los terceros para encontrar dichas inconsistencias.

11. Soporte de los activos y pasivos: validar que los activos y pasivos cumplan con los requisitos para ser aceptados fiscalmente, los cuales se encuentran regulados en el E.T:

•   Artículo 283: estar respaldados por documentos idóneos (facturas, letras o pagarés y extractos bancarios) y conservar los documentos correspondientes a la cancelación de la deuda por un tiempo de 5 años.
• Artículo 767: en el caso de las letras, pagarés, escrituras y contratos, deben tener fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.
• Artículo 771: en el caso de los pasivos, si no se cumplen ninguno de los 2 artículos anteriores, se debe revisar la prueba supletoria, que consiste en demostrar que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario (proveedor, prestamista y/o socio). 

Posdata: si evidencias que tienes falencias en aspectos como: facturación electrónica, exigencia del límite del P.O.S superior a 5 U.V.T, en el proceso de aceptación o acuses de facturas electrónicas, o en la practicidad del software que tienes actualmente para hacer todas estas revisiones, es aconsejable evaluar la continuidad de dicho sistema y tener presente que nosotros como Valtia podemos asesorarte para que lo hagas a la menor brevedad posible y con los planes más económicos del mercado.

De acuerdo a lo anterior, podemos observar la gran cantidad de requisitos que debemos revisar para cumplir con toda la normatividad de la DIAN, haciendo de este proceso algo muy expedito y riguroso, por esta razón, en caso de que se maneje mucho volumen de información, la recomendación es hacer dichas validaciones con el cierre del mes y no esperar a que se acumule todo el movimiento del año. Igualmente, es muy importante realizar una planeación tributaria con un experto en el tema, para implementar mecanismos de control o si no los ha desarrollado se implemente cuanto antes, debido a que estos requisitos perduraran en el tiempo y se prevén que se implementen muchos más, por ese motivo debes estar pendiente de todos nuestros artículos para mantenerlos informados y actualizados; reiterando la importancia de estar bien asesorados desde un software como el de nosotros -Valtia- que le permite llevar el control e informes correspondientes, hasta el acompañamiento de un tributarista experto y actualizado en la normatividad vigente.

 

Escrito por: Jeison León Vélez

 

 

 

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