En la actualidad las Mypimes y los emprendedores se enfrentan al complejo tema del adecuado y buen uso del dinero, por lo que es frecuente escuchar frases como: no me alcanza el dinero, estoy colgad@ con mis obligaciones o no sé cómo hacer para que el dinero me rinda. Debido a esto, si estás por emprender o quieres dirigir tu organización correctamente, queremos poner a su disposición los siguientes métodos que son muy útiles para resolver dichos interrogantes:

1. Presupuesto: aunque parezca una frase de cajón, queremos resaltar la importancia de este pilar fundamental de los negocios, pues si no tienes claro cuantos materiales, insumos, horas y dinero son requeridos para elaborar un producto o prestar tus servicios, no tendrás la evidencia suficiente para saber cuánto realmente te cuesta dicha labor y mucho menos cual es el valor efectivo de venta. 

1. Flujo de Caja: teniendo la perspicacia de los insumos para la organización, debes establecer con claridad y sencillez la frecuencia y compra de dichos materiales, evitando de esta forma incurrir en gastos inoficiosos o comprar insumos de baja rotación. Teniendo en cuenta que esta frecuencia debe estar sujeta a la periodicidad de las ventas, es decir, si estas en un mercado donde sólo vendes cada 8 días lo recomendable es comprar mínimo con ese mismo periodo de tiempo. Alivianando de esta forma las salidas de dinero y viendo de dónde está obteniendo ingresos tu negocio y a dónde va dicha cantidad.

1. Punto de equilibrio: luego de establecer las compras necesarias, se debe de elaborar un plan que te permita saber cuánto tienes que vender para cubrir esos gastos y costos, por lo que con el uso del punto de equilibrio puedes identificar cuántos productos o servicios debes trazar como meta para suplir tus obligaciones durante una mensualidad y de esta misma forma, identifiques a partir de qué cantidad empiezas a obtener las anheladas utilidades o ganancias.

1. Libro fiscal: teniendo claro las compras y ventas a realizar, se hace inevitable llevar un control de los mismos, para lo cual si tienes una empresa constituida bajo tu nombre y los ingresos brutos totales son inferiores a 3.500 UVT ($133.014.000 para el año 2022), puedes hacer uso de esta herramienta, la cual la puedes usar físicamente con formatos establecidos que encuentras en cualquier papelería, o si deseas hacer uso de la tecnología puedes utilizar una hoja de Excel, en ambos casos simplemente hay que diligenciar los siguientes campos:

Con esta ayuda, puedes hacer el respectivo seguimiento a las metas planteadas en los 3 puntos anteriores y evidenciar la utilidad obtenida durante el respectivo mes.

* Posdata: Recuerda que si creas una empresa jurídica (S.A.S; S.A; LIMITADA; Entre otras) o si como persona natural superas el tope de ingresos mencionado anteriormente, ya no podrás hacer uso de esta herramienta, si no que estarías obligado TRIBUTARIAMENTE a llevar contabilidad.

1. Informes: si llevas contabilidad obligatoriamente o si lo deseas hacer voluntariamente, recuerda revisar periódicamente los siguientes informes que serán muy útiles para analizar el cumplimiento de las metas propuestas:

–   Estado de Cartera: tanto para proveedores como clientes, recuerda que la rotación de los clientes debe ser más rápida que la de los proveedores, en otras palabras, tus clientes te deben pagar más rápido, que usted a sus proveedores, esto con el ánimo de mejorar el flujo de caja.

–   Estado de Resultados: nos permite ver la utilidad de la empresa en un periodo determinado, evidenciándose tanto las partidas que más ingresos generan como las que más cuestan.

–   Inventario: genera el valor y las cantidades que tiene tu inventario a una determinada fecha. Así como la rotación que tienen cada uno de los productos.

Recuerda que todos estos informes y muchos más los puedes encontrar con nosotros Qualitycolombia-Valtia, contáctanos.

1. Inflación: teniendo en cuenta la situación económica de nuestro País, no queremos dejar pasar por desapercibido el efecto que esta variable tiene en cada una de nuestras organizaciones, más aún cuando el último dato dado por el DANE (departamento administrativo nacional de estadística) con corte a septiembre de 2022 muestra que este año la inflación llegó al 10,08%, dato importantísimo que afecta el precio de los productos y servicios, y por consiguiente en la utilidad de nuestro ente. La sugerencia en este caso es recalcular los puntos iniciales de este artículo para validar los datos iniciales, o si no lo has hecho, que esto sea un motivo para empezar a realizarlo. Posteriormente, nuestra recomendación es revisar el porcentaje de utilidad que se está obteniendo, para ver si es superior al 13% (inflación estimada para el año 2022) e inferir si la inversión fue fructífera durante dicho año, porque de lo contrario este valor sería consumido por los aumentos de los precios y por ende estaríamos perdiendo dinero.

De esta forma, se hace evidente la necesidad de aplicar las finanzas a tu emprendimiento y de darle un buen uso a las mismas, recordando que lo que no se puede medir no se puede controlar, y por consiguiente no se puede mejorar. De otro lado, es ineludible que estas medidas se evalúen con cierta frecuencia, pues como sabemos estamos en una economía de constante cambios y donde cualquier factor (económico, político, ambiental, entre otros) puede afectar nuestros planes y metas. A su vez, resulta pertinente estar bien asesorados tanto a nivel profesional (por un contador) para estar bien informados y a la vanguardia de las exigencias del mercado, como de la tecnología, la cual se ha convertido en un aliado estratégico de las organizaciones y en este aspecto recobra importancia el uso de un software contable como el de nuestra casa Valtia.

Autor:

Jeison León Vélez

Contador Público