Aunque más que un dilema, es una decisión que debe tomarse según lo indica el artículo 617 del Estatuto tributario. Según los lineamientos establecidos en dicho artículo, por regla general todo empresario sea persona natural (no responsable de IVA) o jurídica (responsable de IVA) que realice actividades de índole económica está obligado a expedir un documento que respalde sus transacciones de venta, llámese factura de venta o documento equivalente. Ahora bien, ¿Toda facturación debe hacerse incluyendo resolución de numeración DIAN? 

En el presente artículo, te contamos diversos aspectos que debes tener en cuenta al momento de implementar la facturación en tu negocio.

Tipos de facturación

Son varios los tipos o medios de facturación que puedes utilizar en tu negocio. Estos pueden ser talonarios impresos, caja registradora, facturación electrónica o Tiquetes POS (Punto de venta). Debes saber que entre estos hay diferencias importantes y condiciones específicas que se deben cumplir siguiendo la normatividad que aplica. 

Para conocer las condiciones que se deben cumplir en cada una de estas alternativas, debes remitirte al Decreto 358 del 5 marzo del 2020 y así, sea cual sea el tipo por el cual realices tu proceso de facturación, puedas comprobar que se esté haciendo según como lo indica la norma. 

Si en tu negocio utilizas facturación electrónica, debes tener en cuenta que para este medio aplica una normatividad específica la cual puedes consultar en Facturación electrónica para pequeños negocios.

¿Quién debe usar la factura de venta y  quien el documento equivalente?

Es una pregunta que seguro te haces en este momento. La cuestión aquí surge de considerar varios elementos que la dirección de impuestos y aduanas nacionales ha dispuesto para determinarlo y en esta sección te lo contamos.

Debes expedir factura de venta y/o documento equivalente con resolución de numeración DIAN si tu negocio es:

• Responsable de declarar IVA.
• Responsable del impuesto al consumo.
• Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ya sea como persona natural o jurídica. 
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicio o en las ventas a consumidores finales.
• Los  tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las -IVA
• Los. contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributaciòn -SIMPLE.

No estás obligado a expedir facturación y/ documento equivalente con resolución de numeración DIAN, si perteneces a algunos de los siguientes grupos:

1. Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial; 
2. Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el Gobierno Nacional;
3. Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano.
4. Régimen simplificado responsable de impuesto al consumo  de restaurantes y bares, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para no ser responsables del impuesto nacional al consumo. 

Existen excepciones y restricciones por las cuales se deben presentar dichos documentos, según la Resolución 55 del 14 de julio de 2016 y modificada a la Resolución 000013 de 15-02-2019. Ahora bien, si decides expedir factura de venta de forma voluntaria, debes expedir sus facturas siguiendo los requisitos que apliquen para cada caso que corresponda.

Es necesario tener claridad en relación a este tema, pues aunque parezca un aspecto básico, hacer un adecuado proceso de facturación acorde a la normatividad vigente te protegerá de posibles sanciones.

¿Cual es la diferencia que existe entre una factura y un documento equivalente a factura?

Una factura de venta es un documento o título valor que debe tener unos elementos determinados por la DIAN para ser válida.

Los requisitos que un documento debe tener para ser considerado como una factura de venta para los obligados a facturar, son los siguientes:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.(resolución de numeración que emite la DIAN)
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

En segundo lugar, siguiendo los lineamientos del artículo mencionado anteriormente, un documento equivalente a factura es un instrumento que permite hacer trazabilidad de las transacciones de venta de las empresas que estén obligadas a utilizarlo. Si bien un documento equivalente no es igual a una factura de venta como lo indica la norma, debe cumplir ciertos requisitos decretados por misma la autoridad fiscal, Estos son: 

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit. 
2. Numeración consecutiva. 
3. Fecha del extracto. 
4. Descripción específica o genérica del servicio
5. Valor de la operación.

¿Cómo hago para solicitar una numeración para mi facturación ante la DIAN?

Para empezar un trámite de autorización para resolución de numeración ante la DIAN, debes tener una  el RUT actualizado donde se manifieste que estás obligado a facturar. De igual manera, debes contar con una firma digital vigente. 

Si necesitas generar tu facturación con resolución de numeración DIAN. Sigue estos pasos: 

1. Ingresa al portal www.dian.gov.co
2. Dirígete hacia “Nuestros servicios a tu alcance”.
3. Da clic en usuarios registrados, si tienes una cuenta de usuario habilitada en la DIAN, si no debes abrir una.
4. Seleccionar icono de numeración de facturación.
5. Despliegue el menú dando clic nuevamente en opción numeración de facturación.

Posterior a ingresar se debe seleccionar los rangos de facturación a generar, es importante seleccionar la opción visto bueno antes de confirmar cualquier rango de facturación solicitado. 

1. Firmar electrónicamente y generar el formato 1302 definitivo.
2. Firmar electrónicamente el formato 1876. Sin este,el trámite no está terminado.
3. Se genera el formato 1876 autorizado con los rangos de facturación habilitados y su respectiva vigencia (Solicitud de habilitación rangos de numeración DIAN)

Si bien al facturar deberás reconocer los impuestos y retenciones propias según aplique a tu negocio, debes tener en cuenta que tus clientes pueden exigir factura de venta para efectos contables de su proceso interno. Así mismo, la facturación electrónica es el nuevo medio por el cual todos los obligados expedir facturas de venta, deben realizar el registro de sus transacciones . 

Más allá del medio que utilices o decidas utilizar para registrar las facturas en tu negocio. Es indispensable hacerlo con conocimiento de causa y siempre en compañía de tu contador. El aliado clave para tu Pyme, pues el que factura debe hacerlo de forma exacta y sin obviar ningún detalle. 

La herramienta de gestión contable en la nube VALTIA adecua las necesidades de su Pyme, esta te ayudará a implementar un sistema de facturación confiable según los requisitos vigentes.

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Escrito por Sebastian Torres.