Ser empresario es una labor que requiere dedicación, trabajo y sobre todo perseverancia, pues implica realizar diversas tareas día a día en busca de hacer que la empresa pueda crecer, fortalecerse y consolidarse en el mercado. 

Son diversas las tareas que se realizan diariamente en la pequeña empresa y muchas veces, como empresario, ser el “todero” es una obligación más que una elección y para ello es necesario ser eficientes y productivos en la gestión de la empresa, pues dichas tareas pueden ser costosas en términos de tiempo y dinero. 

La labor del empresario responde, normalmente, a la necesidad de: “vender más”, conseguir nuevos clientes, pagar impuestos, tomar decisiones estratégicas, entre otras. Teniendo en cuenta la obligación de responder por los impuestos del estado, existen diversas maneras en que un empresario puede abordar esta labor  (“y ahorrarse unos cuantos dolores de cabeza de paso”). 

Es claro que para pagar las obligaciones del estado se deben tener cifras claras con respecto a la operación del negocio. Información Clave, como la facturación de las ventas u operaciones que, además de ser un requisito de ley(en muchos casos) es una buena práctica de gestión, deben ser registradas por todas las personas o empresas que desarrollen actividades de índole comercial o económico.

¿Como empresario debo Facturar Electrónicamente mis ventas?

Debes conocer si estás obligado o no a Facturar Electrónicamente, según la Ley 2010 de 2019, Decreto 358 de 2020 y Resolución No. 00042 05 de mayo de 2020. Para ello ten en cuenta los siguientes casos: 

• Sujetos Obligados a Facturar Electrónicamente:

Por una parte, debes tener facturación electrónica si eres responsable del IVA, si eres sujeto de pagar el impuesto al consumo.

• Sujetos No Obligados a Facturar Electrónicamente:

Si no eres responsable del IVA, no estás obligado a emitir factura electrónica. Aún así, existen casos en los cuales tus clientes te pueden solicitar facturación electrónica para poder descontar costos y gastos de sus declaraciones,  en ese sentido aunque no estés obligado a hacerlo tus clientes podrían optar por no seguir comprandote si no emites la factura como la solicitan. 

Ten en cuenta que existe un tope máximo de ingresos brutos por el monto de 3500 UVT, es decir,  para el año gravable 2021 (UVT $36.308)  $127.078.000. Si superas este tope, estarás obligado a emitir facturación electrónica. 

¿Qué es Facturación Electrónica?

La facturación electrónica significa llevar el proceso de registro de transacciones de venta hacia nuestros clientes, a través de medios digitales en lugar de hacerlo a través de documentos físicos en papel, como seguramente, lo realizas actualmente. 

Debes tener claro que si estás obligado a facturar electrónicamente estos plazos ya se han cumplido y puedes ser sancionado si no te acoges a la norma. 

Por el contrario, si no estás obligado,  pero utilizabas un documento equivalente que ahora no es válido, como por ejemplo los pagos de matrículas en los colegios, también deberías ya estar facturando electrónicamente.  

Las maneras en que puedes Facturar Electrónicamente son: 

• De manera gratuita a través del facturador de la DIAN.
• A través de una solución propia habilitada por la DIAN.
• Por medio de un proveedor tecnológico habilitado ante la DIAN. 

¿Qué ventajas tiene para mí como empresario facturar electrónicamente?

Seamos claros, la facturación electrónica es un instrumento  impuesto por la autoridad fiscal del país para impactar la evasión de impuestos principalmente. No obstante, facturar electrónicamente te evitará gastos en términos de: tiempos de trabajo operativo, gastos en papelería y de almacenaje, puesto que todos los respaldos de facturación serán almacenados de forma digital. Recuerda que emitir facturas electrónicas te va a permitir negociar con clientes que te la exigen para efectos de sus procesos contables y tributarios. No hacerlo, puede limitar tus oportunidades comerciales.

También es importante que tengas en cuenta que como pequeño empresario es muy probable que necesites liquidez para financiar tu operación, sobre todo, en términos de capital de trabajo. Para este fin, la facturación electrónica (al igual que la factura física representa un título valor) te permite acceder a instrumentos como el factoring (cobro anticipado de cartera) y el confirming ( pago a proveedores a plazos), los cuales te darán la posibilidad de recibir tus pagos de manera inmediata y mejorar el plazo de pago con tus proveedores, respectivamente. 

Entonces, ¿Cuál es el primer paso que debo realizar para empezar a facturar electrónicamente?

Primero verifica si estas obligado o no a Facturar Electrónicamente.

Teniendo en cuenta lo anterior, debes seguir los siguientes pasos:

1. Decide el medio por cual vas a implementar Facturación Electrónica en tu negocio.
2. Debes tener un certificado de firma digital autorizada.
3. Configura tu facturador electrónico en la plataforma de la DIAN.
4. Habilita tu medio de Facturación Electrónica de forma correcta ante la DIAN.
5. Empieza a emitir facturas electrónicas de tus ventas.

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Escrito por Sebastian Torres.